Digital ausmisten Teil 2: Tausende Dateien entspannt aussortieren

Wie im letzten Artikel angekündigt, teile ich dieses Mal meinen eigenen Optimierungsprozess mit euch. In der letzten Woche habe ich ein System für meine digitale Ordnung aufgestellt, die letzten Tage ging es dann darum, viele viele viele Dateien auszumisten. Wie das gelaufen ist und was meine größten Erkenntnisse waren, teile ich mit euch in diesem Blogartikel.

Digital ausmisten ist anders als analog ausmisten

Ich habe inzwischen schon einiges an Ausmist-Erfahrungen gesammelt. Ich habe mir ein papierarmes Büro eingerichtet und die komplette Wohnung mit Hilfe der Konmari-Methode ausgemistet. Das hat zwar auch jedes Mal seine Zeit gedauert, aber danach stand das System und funktioniert bis heute. So soll es auch für meine digitalen Dateien sein.

Der größte Unterschied zwischen analogem und digitalem Ausmisten besteht meiner Ansicht danach darin, dass die Erfolgserlebnisse am PC deutlich unspektakulärer sind. Ob man an einem aufgeräumten PC arbeitet oder an einem chaotischen, ändert weniger am Gefühl, als in einem vollgestapelten oder aufgeräumten Raum zu sitzen. Das körperliche Feedback ist ein anderes. Ja, sortierte Ordner am PC sind irgendwie hübscher, und natürlich ist es ein Unterschied, ob du eine Datei, die du brauchst, findest oder nicht. Doch direkt ersichtlich ist davon wenig. Der Platz, den der PC selbst verbraucht, ist immer noch derselbe.

Auch das Ausmisten selbst finde ich schwieriger. Bei der Konmari-Methode nimmt man jeden Gegenstand einzeln in die Hand, um hinein zu spüren, ob er einem noch Freude macht. Dateien lassen sich aber nicht in die Hand nehmen. Außerdem sind es soooo viele! Ich habe allein in meinem Foto-Ordner über 74.000 Dateien (Larper kriegen viele Fotos zugeschickt …) – soll ich die wirklich alle einzeln “in die Hand” nehmen? Nein, so funktioniert das sicher nicht.

Meiner Ansicht nach gehört dennoch das digitale Ausmisten zu einem effizienten Gesamtsystem dazu. Es ist letztlich nicht so unterschiedlich zum analogen Aufräumen: Wenn alles an seinem Platz ist, kann ich mich voll auf das konzentrieren, was ich wirklich tun will. Das ist das Ziel. Und gerade weil Dateien sortieren so langweilig ist, will ich es nicht immer wieder machen. Umso wichtiger ist ein gutes und aufgeräumtes System.

Wie bleibe ich beim Dateien-Aufräumen motiviert?

Zwar haben wir auch in unserem Haushalt tausende Gegenstände, es kommt uns aber bei Dateien, die der PC für uns zählt, häufiger zu Bewusstsein. Wer sich jedoch wie ich dazu entschieden hat, dem digitalen Chaos endlich einen Riegel vorzuschieben, muss sich irgendwie da durcharbeiten.

Ich habe erfahren, wie sehr es mich nervt, wenn ich das Ganze auf “irgendwann mal” verschiebe und dann wieder und wieder vor dem Problem stehe. Das ist für mich keine Option mehr. Wie aber bleibe ich bei diesem großen Wust an Daten, der noch dazu wenige Erfolgserlebnisse bietet, motiviert, das Ganze durchzuziehen?

Dafür habe ich ein paar Tricks herausgefunden:

1. Lieber einmal richtig als immer nur irgenwie

Mach dir klar, dass eine digitale Ordnung erst dann nebenher zu bewältigen ist, wenn du einmal ein gutes System dafür hast, vorher nicht. Vorher kannst du nur ein bisschen oberflächlich dran herumsortieren (was dich wahrscheinlich mehr Zeit kostet, als es einmal richtig zu machen, weil du dich immer wieder neu einarbeiten musst). So verlockend es ist, das Thema einfach irgendwie zu nebenher laufen zu lassen, es ist die Einladung für weitere Unordnung in deinem Leben und wird dich genau in den Momenten unter Druck setzen, wenn du es am wenigsten brauchen kannst, z.B. wenn du die wichtige Email vom Anwalt nicht mehr findest oder du die letzte bist, die noch ihr bestes Foto fürs Familienalbum einreichen soll. Wie viel einfacher wäre es, das Thema mit ein paar einfachen Klicks abzuhaken …

Ich habe es satt, bei jedem Backup stundenlang an den Dateien rumzuwerkeln. Ich will finden, was ich suche, und das Ganze auch entspannt verarbeiten können.

2. Dein System – deine Deadline

Stell dir vor, du hast einen Haufen Wäsche vor dir liegen. Je größer der Haufen, desto mehr Zeit brauchst du, um ihn zu sortieren. Eigentlich ganz logisch. Dateien sind abstrakter, eine einzelne Datei kann viel mehr oder weniger Aufwand verursachen als eine andere. Dennoch hast du eine gewisse Menge zu bewältigen. Das braucht Zeit. Und das ist ok. Du hast keine Eile. Dranbleiben, bis du fertig bist, ist viel wichtiger, als das Ganze in einer bestimmten Zeit abgeschlossen zu haben.

Natürlich ist es hilfreich, z.B. vor der nächsten Jahresabrechnung die Finanz-Dateien im Griff zu haben, aber bis dahin musst du nicht auch noch alle deine Musikdateien, Fotos und alten Arbeitsmaterialien sortiert haben. Nimm dir die Zeit, die du brauchst. Es ist deine Ordnung.

Ich bin in der letzten Woche noch nicht annähernd damit fertig geworden, alle meine Dateien auszusortieren. Nach ca. 8 Stunden Sortierarbeit ist mein Archiv sauber, mein Handy bis auf die Kontakte aufgeräumt und mein Arbeitslaptop aktualisiert, ich habe alle unnötigen Programme deinstalliert und meine Ebooks sortiert. Von meinen knapp 6000 Evernote-Notizen sind ca. 2500 einsortiert.
Abhaken konnte ich auf meiner To-do-Liste weniger als ein Viertel der Aufgaben, ich werde also wahrscheinlich noch gut 3-4 Wochen brauchen, den Rest zu sortieren. Wenn ich zurückblicke, war das beim papierarmen Büro und der Wohnung aber auch nicht viel anders.

3. Erspare dir unnötige Aufgaben

Das digitale Format hat beim Ausmisten Nach-, aber auch Vorteile. Zehntausende Dateien einzeln in die Hand zu nehmen funktioniert nicht – ist aber auch nicht notwendig!

Oft gehören die vielen Dateien zu einem übergeordneten Bereich, über den du im Ganzen entscheiden kannst. Oder du brauchst nur auf die Dinge zu achten, die für dich noch relevant sind, und kannst den Rest ignorieren. Nutze das und mach es dir nicht unnötig schwer, indem du versuchst, dich um alles zu kümmern. Ob du hundert- oder zweihunderttausend Dateien auf deiner Festplatte hast, spielt keine Rolle, im Zweifelsfall bekommst du für wenig Geld Platz für viele tausend weitere Dateien. Hauptsache, du blickst noch durch, was davon für dich relevant ist.

Wie erwähnt habe ich mehr als 70.000 Fotos auf meiner Festplatte. Auf den wenigsten davon bin jedoch ich oder einer meiner engsten Freunde zu sehen. Und auch bei denen, wo jemand Wichtiges abgebildet ist, sind nur wenige dabei, die wirklich gut getroffen sind oder eine besondere Geschichte erzählen. Ich habe mir ein Best Of angelegt, so muss ich in jedem Ordner nur noch mal kurz durchschauen, welche Fotos wirklich toll sind. Der Rest bleibt auf der Festplatte, falls ich doch mal noch ein anderes Bild aus diesem Kontext brauche. Für das genüssliche Rückblicken und Geschichten erzählen reicht mein Best Of völlig aus.

4. Schaffe dir selbst deine Erfolgserlebnisse

Es ist dem PC nicht anzusehen, wie aufgeräumt er ist. Du kannst dir aber selbst deine Erfolgserlebnisse schaffen, indem du z.B. eine Liste mit allen Geräten, Festplatten etc. machst, um die du dich kümmern möchtest, und dann jede fertige Aufgabe genüsslich durchstreichst.

Ich verwende gerne einen dicken grünen Filzer dafür, so kann ich gleich sehen, was ich schon alles geschafft habe.

5. Bleibe aufs Ausmisten fokussiert

Es kann sehr frustrierend sein, wenn es draußen schon wieder dunkel wird und du gerade mal einen halben Ordner sortiert hast. Das liegt dann mit großer Wahrscheinlichkeit daran, dass du dich verzettelt hast: Du hast angefangen, Fotos anzuschauen, Musik anzuhören oder an Projekten zu arbeiten, die du schon lange mal fortsetzen wolltest. Das kann auch Spaß machen, mit dem, was du eigentlich vor hattest, kommst du so aber nicht voran.

Wesentlich effizienter ist es, Dateien nur daraufhin anzuschauen, ob du sie behalten willst oder nicht. Bist du dir unsicher und möchtest sie noch einmal genauer ansehen, tu das nicht sofort, sondern verschiebe sie in einen dafür vorgesehenen Ordner, um den du dich später kümmerst. So kommst du mit dem Rest erst einmal voran.

Tipp: Einfach ein bisschen anzuschauen, was man so gespeichert hat, ist super geeignet, um nach einer fokussierten Runde Sortieren etwas auszuspannen und trotzdem noch ein bisschen was zu schaffen. Behalte im Hinterkopf (oder schreibe dir einen Zettel), dass du im Anschluss gleich entscheidest, was mit dieser Datei passiert.

Ich habe einige Bilder und Filmchen aus dem Internet heruntergespeichert, die ich cool fand. Sie gefallen mir immer noch, aber nicht so sehr, dass ich Sorge habe, sie zu vermissen, wenn ich sie nie wieder sehen sollte. Jetzt bewahre ich nur noch ausgewählte Perlen auf meiner Festplatte auf. Um zu unterscheiden, was mich wirklich noch erfreut und wo ich nur aus “das fand ich mal cool” dran hänge, war es allerdings sinnvoll, die Sachen nochmal einzeln anzusehen. Die optimale Pausenbeschäftigung.

6. Wechsle zwischen komplexen und einfachen Aufgaben

Digitale Ordnung besteht aus verschiedenen Aspekten. Es geht darum, die heruntergespeicherten Dateien zu sortieren, aber auch z.B. nicht mehr benötigte Programme zu deinstallieren oder Updates zu installieren. Auch wirst du unterschiedlich gut sortierte Bereiche auf deiner Festplatte haben, je nachdem, was du bisher regelmäßig aufgeräumt hast und was nicht. Wenn du merkst, dass eine Aufgabe ätzend wird, wechsle auf etwas, was dir leichter fällt, und mach dort eine Runde weiter, bevor du dich z.B. nach einer größeren Pause nochmal mit dem Schwierigeren befasst.

Ein Update zu installieren braucht nicht viel Denkarbeit, und bei mir waren z.B. die Ebooks schon ziemlich gut sortiert. Da nochmal kurz drüberzugehen, war für mich eine gute Zwischenarbeit, wenn ich keine Lust mehr auf Entscheidungen über einzelne Dateien hatte.

Auch emotionale und unemotionale Entscheidungen abzuwechseln hilft.

Programme deinstallieren ist einfacher, als meine Arbeitsmaterialien durchzugehen.

7. Zerlege schwierige Aufgaben in kleinere Stücke

Wenn du dir überlegst, was dich motiviert, kannst du versucht sein, nur das zu machen, worauf du gerade Lust hast. Das Schwierige ganz wegzulassen ist aber eine Schummel-Option, die dir langfristig dein System zerschießt. Sorge lieber dafür, dass die schwierigen Aufgaben einfacher werden, z.B. indem du aus einem übervollen Ordner zunächst alles aussortierst, was komplett weg kann, dann das, was du einfach zuordnen kannst, und erst dann den Rest angehst.

In meinem Evernote-Eingang befinden sich zur Zeit einige hundert Notizen. Statt mir eine nach der anderen vorzunehmen, habe ich zunächst einmal ein paar Stichworte eingegeben, von denen ich schon wusste, wo ich sie einsortieren würde. Schon waren es einige Dutzend Notizen weniger.

8. Akzeptiere, dass dein System unvollständig ist

Dir vorher ein System zu überlegen ist sehr hilfreich und spart dir beim Sortieren viel Zeit und Nerven. Dennoch wird es immer wieder einzelne Dateien geben, bei denen es nicht funktioniert. Lass dich davon nicht entmutigen. Sammle alle Ausnahmefälle an einem separaten Ort und schau dir am Ende an, was du damit tun kannst.

Vielleicht hast du bei deinem System einen Punkt vergessen, der die meisten davon aufnehmen kann, und du musst es nur ein bisschen anpassen. Hüte dich jedoch davor, einen “Sonstiges”-Ordner anzulegen! Sowas ist eine Einladung für deinen Inneren Schweinehund, alles, was er nicht sofort zuordnen kann, dort reinzuwerfen, und damit eine Brutstätte für erneutes Chaos.

Eine Alternative ist eine “Wiedervorlage”, also etwas, was du regelmäßig anschaust und worauf du dann neu aufgetauchte Muster und Ideen anwendest (oder inzwischen überflüssig Gewordenes entsorgst ).

Meine Wiedervorlage ist zwar nach wie vor meine Baustelle, nichtsdestoweniger halte ich sie für einen wertvollen Verbündeten (wenn da ein System drinsteckt). Ich merke auch, dass ich bei meinen Notizbüchern noch eine weitere Kategorie brauche, welche das ist, kann ich aber noch nicht sagen. Aber das ist ok, das wird sich noch zeigen.

Fazit

Digitale Ordnung ist weniger sichtbar als analoge. Umso wichtiger sind selbst gemachte Erfolgserlebnisse und fokussiert dran zu bleiben, ohne dich abzuquälen. Brich deine Aufgaben herunter und gönne dir Abwechslung, dann werden auch große Datenberge machbar.

Damit das Ganze nicht in ein paar Monaten wieder von vorne losgeht, ist es elementar, dafür zu sorgen, dass neue Dateien nicht wieder irgendwo auf einem Haufen landen. Du brauchst also ein gutes In-System. Darum geht es dann im nächsten Artikel.

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Zum Weiterlesen:

Digital ausmisten Teil 3: Ein funktionierendes In-System aufsetzen

Durch Fokus weniger tun und mehr schaffen