Digital ausmisten Teil 1: Erst das System, dann das Sortieren

Diesen Monat werde ich mal wieder nicht nur aus der “hab ich schon alles geschafft”-Perspektive schreiben, sondern euch direkt an meinem Prozess teilhaben lassen. Wie viele andere habe ich das Thema “digital ausmisten” lange vor mir hergeschoben. Doch jetzt werde ich dabei endlich einmal reinen Tisch machen. 

Warum überhaupt digital ausmisten?

Der PC steht im Raum, egal, wie viele Dateien drauf sind, eine externe Festplatte ist schnell gekauft und braucht auch nicht viel Platz, und wir werden sowieso so schnell mit neuem digitalen Input überflutet, dass es sich überhaupt nicht lohnt, da ständig hinterherzuräumen – oder?

Auf der anderen Seite verbringen viele Menschen (ich auch) Stunden und Aberstunden damit, ihre Emails in verschiedene Ordner umzuschichten (meist, ohne sie je wieder anzuschauen), ihre Dateien mittels komplizierter Software zu taggen oder Blogartikel “aufzulesen”, die sich sich irgendwann einmal heruntergespeichert haben. 

Die digitale Ordnung steht für viele weit unten auf ihrer Prioritäten-Liste. Zugleich werden wir durch unseren stark digitalisierten Lebenswandel ständig mit unserer digitalen Ordnung bzw. dem Mangel daran konfrontiert. Meistens brauchen wir diese eine Datei nicht – aber wenn wir sie mal brauchen, dauert es eine gefühlte Ewigkeit, sie zu finden. Das kostet Zeit und Nerven.

Außerdem reagieren wir Menschen sensibel auf Unklarheit in unserem Umfeld. Die digitale Unordnung mag versteckt sein, doch sie begegnet uns immer wieder und hält uns vor Augen, was wir alles unter den virtuellen Teppich gekehrt haben. Kein gutes Gefühl. 

Ja, digitales Ausmisten ist weniger dringend als analoges. Ein staubiger Papierstapel auf dem Boden stört mehr als hundert ungreifbare unsortierte Dateien. Nichtsdestoweniger ist ein unaufgeräumter PC (oder Laptop, Handy etc.) ein Störfaktor, wenn du im Flow arbeiten oder auch z.B. schöne Fotos mit deiner Familie teilen willst. Darum lohnt es sich, das Thema anzugehen. Das heißt aber nicht, dass wir dabei Zeit verschwenden müssen.

Mir war meine digitale Unordnung schon länger – naja, kein Dorn im Auge, aber ein lästiges Staubkorn, das sich nicht so einfach wegreiben lässt. Es stört mich, dass meine Papier-Ordnung unter anderem deshalb so gut funktioniert, weil ich die Sachen nur einscanne und mich dann nicht weiter damit befasse. Das ist aber keine Lösung, denn dafür wird mein Evernote immer unübersichtlicher. Ich bin überzeugt davon: Das geht auch anders. Und dafür nehme ich mir jetzt Zeit. 

Erstelle ein System, das zu dir passt

Wenn wir ein Problem mit unserer digitalen Ordnung haben, ist es meistens schon zu spät, um mal eben in einer Stunde Ordnung zu schaffen. Wir haben tausende von Dateien, die sortiert werden wollen. Doch halt, wer sagt, dass wir das müssen? Niemand außer uns selbst verlangt von uns ein bestimmtes System, eine bestimmte Vorgehensweise oder eine bestimmte Archivgröße. Orientieren wir uns also daran, worum es eigentlich geht: Wozu will ich eine digitale Ordnung haben?
Zwar hat auch eine ästhetische Ordnerstruktur ihren Reiz, doch eigentlich geht es doch darum, das Foto vom 90. Geburtstag der Oma für den Familienkalender wiederzufinden oder genug Speicherplatz für das neue Spiel zu haben, ohne dabei die Telefonnummer vom Pannendienst zu verlieren. Auch wer ein papierarmes Büro führt, braucht ein effizientes System, mit dem er all die eingescannte Korrespondenz schnell und einfach wieder aufrufen kann, wenn etwas benötigt wird. 

Solange du findest, was du suchst, kann es ruhig voll sein.

Bevor du also wild drauflos sortierst, frage dich: Was sind DEINE Anforderungen an deine digitale Ordnung? Was brauchst du wirklich?
Ich habe mir im Internet einige Workflows von anderen organisierten Menschen angeschaut, die auch durchaus klug klangen – bloß nicht für mich. Ich denke, letztlich muss jeder seine auf ihn und seine Bedürfnisse abgestimmte Version entwickeln, da gibt es keine oder nur sehr wenige Abkürzungen. Sinnvoll finde ich, einige Grundüberlegungen anzustellen (Tipp: Diese Liste ohne meine Bespiele als Pdf zum Ausfüllen findest du in meinem Freebie-Bereich für Abonnenten. Trage dich jetzt in meinen Newsletter ein und erhalte Zugriff auf diese und andere Checklisten!):

  • Welchen Stellenwert haben Dateien in meinem Leben? 
    Ich verbringe einen Gutteil jeden Tages am PC, weil sowohl meine Arbeit als auch einige meiner Hobbys damit zu tun haben (und ja, ich arbeite auch schon daran, mir passende Ausgleichs-Gewohnheiten zuzulegen). Dateien verschiedenster Art sind also definitiv Teil meines Alltags. 
  • Welche Voraussetzungen muss mein System erfüllen? 
    Oft bin ich so im Flow, dass es meine Kreativität unterbrechen würde, eine Idee erst einmal lang und breit zu beschriften und wegzupacken. Ich brauche also ein super-simples In-System, das mich Neues schnell verarbeiten lässt. Evtl. kann ich dann nochmal einen Sortiertermin einmal die Woche o.ä. einlegen, der sollte allerdings nicht ätzend werden. Also auch eine einfache Weiterverarbeitung ist für mich eins der größten Ziele. Ich will das viele Material, das ich ansammle, schnell und einfach verarbeiten – und natürlich bei Bedarf leicht wiederfinden können. 
  • Wie offen muss mein System sein?
    Ich arbeite aktuell nur mit Windows, auf andere Systeme anwendbar muss mein System also nicht unbedingt sein – wobei es sicher auch nicht verkehrt wäre, es leicht adaptieren zu können, aber das ist nicht meine oberste Priorität – im Moment habe ich andere Pläne, als Betriebssysteme zu vergleichen.Was ich ebenfalls nicht brauche, ist ein System, mit dem ich viele Dateien mit anderen teilen kann. Ich arbeite nur an wenigen Kooperationsprojekten, und dabei ist jeder für seine eigenen Dateien verantwortlich. Bei vielen Teams sieht das sicher anders aus. Langfristig soll mein System allerdings auch für mehr Personen geeignet sein, insbesondere mein Mann soll wichtige Dokumente etc. genauso leicht finden können wie ich. 
  • Wo habe ich überall Dateien, die mit verwaltet werden sollen? 
    PC, Laptop, Handy, E-Reader, Externe Festplatten, Email-Accounts, Clouds, Social Media Accounts, Browser … Ich habe alle physischen und virtuellen Orte aufgelistet, an denen ich Dateien und virtuelle Informationen habe, die es zu organisieren gilt. Zwei DinA4-Seiten mit Ausmist-Aufgaben sind es geworden, aber das schreckt mich nicht ab: Mit einem guten System werde ich diese in kürzester Zeit durchgearbeitet haben und dann greifen sie ineinander wie die gut geölten Räder einer Maschine ^^
  • Was ist meine größte Baustelle?
    Bei mir ist es ganz klar die Wiedervorlage. Ich habe etliche Dateien und elektronische Notizen, die für mich nicht in dem Moment relevant sind, wo ich sie finde, die ich aber in Zukunft brauchen kann. Dazu gehören Blogartikel, Rezepte, Webseiten von potenziellen Kooperationspartnern, aber auch Ideen für Geschichten, die ich vielleicht mal schreibe, Zitate, die mir gefallen haben, Rätsel, die ich im Live-Rollenspiel verwenden kann und und und … Ich könnte ja auch ganz darauf verzichten:
  • Brauche ich eine Wiedervorlage?
    Manche handhaben es so, dass sie darauf vertrauen, die Dinge schon wiederzufinden, wenn sie sie brauchen. Darauf vertraue ich nicht. In den Weiten des Internets ist es oft ein Glückgriff, eine tolle Webseite, einen spannenden Blog, eine gute Ressourcenquelle usw. zu finden. Inbesondere, wenn man sich nicht mehr genau erinnert, wie diese inspirierende Geschichte hieß oder wer dieser interessante Redner war, ist ein Wiederauffinden nahezu unmöglich. Ich finde das schade. Ich halte es für wichtig, die runtergespeicherten Ideen etc. so übersichtlich wie möglich zu halten (ich speichere das Zitat mit Literaturangabe und nicht das ganze Buch), nichtsdestoweniger bin ich ein großer Fan der Wiedervorlage. So erinnere ich mich an Dinge, die vielleicht zum damaligen Zeitpunkt nicht dran waren, aber mich jetzt auf neue Ideen bringen. 
  • Welche Datei-Arten habe ich und welche verwende ich am häufigsten?
    Da gibt es offizielle Dokumente wie Rechnungen, Versicherungs-Schreiben etc. Diese betreffen auch meinen Mann, entsprechend sollten sie so einsortiert sein, dass er sie auch problemlos findet.
    Dann habe ich diverse Unterhaltungsmedien: Filme, Musik, Hörbücher. Diese teile ich mir mit meinem Mann, dafür werden wir in Zukunft eine gemeinsame externe Festplatte im hausinternen Netzwerk verwenden. 
    Es kommen alle möglichen Downloads dazu. Dinge, die ich aus dem Internet ziehe, bei denen ich oft noch gar nicht weiß, ob sie relevant für mich sind. Diese brauchen wahrscheinlich die größte Aufmerksamkeit, weil sie am anfälligsten dafür sind, nicht richtig angeschaut zu werden und alles zuzumüllen. 
    Und dann ist da noch mein “Kreativmaterial”. Textdokumente zu angefangenen Geschichten, entworfene Titelbilder, Tonaufnahmen – im Bereich meiner “Eigenen Werke” ist die Mischung an Datei-Arten wohl am wildesten. Gleichzeitig brauche ich da auch eine gewisse Flexibilität. Vielleicht habe ich ja zu einem Text auf einmal eine neue Idee, die in eine ganz andere Richtung geht … Bei diesen Dingen wird es v.a. darum gehen, die Materialien gut zu markieren und wahrscheinlich tatsächlich nach Projekten zu trennen. Das Werkzeug der Wahl ist hierbei wahrscheinlich die “Verknüpfung” von einer Datei zu einem anderen Ordner. So kann ich mein Basismaterial an einem Ort sammeln und die exakte Verwendung davon in dem jeweils zugehörigen Projektordner.
    Für Fotos habe ich schon ein funktionierendes System: Sortiert per Ordnerstruktur nach Jahr und Anlass, jedes Jahr hat außerdem einen separaten Best Of – Ordner, in den die Top Fotos kopiert werden. So kann leicht reminisziert und geteilt werden, und wenn wirklich gaaaanz bestimmte Bilder gesucht werden, geht es halt doch mal in den entsprechenden Ordner. (Ich habe inzwischen so viele Fotos, dass es sich nicht lohnt, aufwändiger zu sortieren oder gar jedes Bild einzeln zu bearbeiten.)
  • Welches sollen die primären Anlaufstellen sein, wenn ich etwas suche?
    Ich habe mich dafür entschieden, eine zu meinen verschiedenen Dateien passende Mischung aus Externen Festplatten und Evernote zum Zentrum meiner Bemühungen zu machen. D.h. ich versuche, alles darauf auszulegen, dass es letztlich auf der externen Festplatte liegt (damit auch mobil und leicht zu sichern ist) und entweder durch die Ordnerstruktur dort (Filme etc.) oder durch die Evernote-Suche (v.a. Dokumente) auffindbar ist. 
    Ergänzung: Warum Evernote (oder ein anderes Notiz-Sammel-Programm) und nicht einfach alles in Ordnern im Explorer liegen haben? Weil die Suchfunktion von Evernote wesentlich schneller ist und mehr kann. Klar kannst du eine so detaillierte Ordnerstruktur aufbauen, dass du auch so alles findest, aber dann verlängert sich die Zeit, die du brauchst, um die Dateien überhaupt erst einzusortieren. Außerdem ist es dabei deutlich schwieriger, Schlagworte anzufügen.
  • Wie sorge ich für einfache Backups?
    Beim letzten Mal, als ich “mal schnell” meine externe Festplatte sichern wollte, war ich den ganzen Tag beschäftigt. In Zukunft brauche ich ein System, mit dem das schneller geht. Da ich als Privatperson kein teures Backup-Programm mit monatlichen Kosten nutzen möchte, überlege ich mir, wie das einfacher geht. Ich habe bereits mit “FreeFileSync” gute Erfahrungen gemacht, allerdings braucht dieses Programm einen einfachen, unverschachtelten Ordner, um zu funktionieren. Also evtl. alles an einen Ort? Darüber muss ich mir nochmal Gedanken machen. Ich ergänze diesen Artikel, wenn ich dafür eine Lösung gefunden habe. 

Das System zusammenbauen

Wenn du weißt, was dein System können soll, ist es schon ein ganzes Stück einfacher, es zusammenzusetzen. Mach es dir dabei nicht zu kompliziert. Du wirst mit großer Wahrscheinlichkeit auf irgendwelche Dateien stoßen, die nirgends so richtig hineinpassen. Wenn du sie irgendwie wiederfinden kannst, wenn du sie brauchst, ist dein System gut genug. 
Bei mir wandert nun alles, was irgendwie dokumentenförmig ist, ins Evernote. Dort werden die Notizen mit allem getaggt, was nötig ist, um sie schnell wiederzufinden. Unterhaltungsmedien bekommen eine eigene Ordnerstruktur, damit auch mein Mann finden kann, was er braucht, und der Rest der Dateien wird nochmal separat angeschaut. Häufig benutztes Kreativmaterial bekommt ebenfalls einen eigenen Ordner, alles andere landet in den entsprechenden Projektordnern, evtl. mit Verknüpfungen zum Basisordner. Und natürlich wird alles, was keine Relevanz mehr hat, direkt gelöscht. 

Aber dazu nächste Woche mehr, wenn ich darauf eingehe, wie du zigtausende Dateien umsortieren kannst, ohne dafür unnötig viel deiner wertvollen Lebenszeit zu opfern. 

Fazit

Digitale Unordnung ist zwar weniger sichtbar als die auf dem Boden, doch stört sie genauso deinen Flow. Doch bevor du wild drauflos sortierst, überlege dir, was dein System eigentlich alles können soll, und wie du das simpel umgesetzt bekommst. So sparst du dir viel Zeit und Nerven. 



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