Papierkram organisieren leicht gemacht mit dem papierarmen Büro

Häufen sich die Papierberge auf deinem Schreibtisch? Rechnungen, Notizzettel, Flyer, Listen – es kommt im Alltag einiges zusammen, das dort landet. Und dann beginnt das Suchen, die Unlust, sich überhaupt noch damit zu befassen., der Frust. Das muss nicht sein! In diesem Artikel zeige ich dir, wie du dir ein “Papierarmes Büro” einrichtest und damit dein Papierchaos um 70% reduzieren kannst (Das ist natürlich nur ein Schätzwert, ich kenn ja deine Bedürfnisse nicht. Aber bei mir war es etwa so viel.)

Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich vor allem auf Heimbüros. Wenn du dir dein Büro mit jemandem teilst, müsst ihr euch natürlich anschauen, was für alle am besten funktioniert. Außerdem kann es dann sein, dass du von rechtlicher Seite her bestimmte Vorgänge einhalten musst, um z.B. den Datenschutz zu gewährleisten!

Papierkram – der subtile Feind der Büro-Ordnung

Das fiese am Papierkram ist, dass er zugleich wichtig und unwichtig ist. Was meine ich damit? Die wenigsten Blätter, die auf dem Schreibtisch landen, sind an und für sich wichtige Dokumente. Sie übermitteln Informationen, beinhalten eine Handlungsaufforderung oder regen dich zur weiteren Beschäftigung mit einem Thema an. Wenn sie diese Aufgabe erfüllt haben, lassen sie sich problemlos entsorgen.

Das Dumme ist, dass das, womit das Papier zusammenhängt, meistens deutlich größer und komplexer ist. Also behältst du das Papier, bis die Sache abgehandelt ist. Dann jedoch nochmal den Berg auf dem Schreibtisch durchzusehen, um alles zu entfernen, was erledigt ist, ist ein zusätzlicher Aufwand – außerdem wirst du dabei mit allem konfrontiert, was noch nicht geschafft ist. Also machst du das lieber gar nicht erst. Und so wächst der Berg weiter vor sich hin. 

Du kannst dir viel Stress ersparen, wenn du deinen Papierkram gar nicht erst auflaufen lässt. Das erfordert zu Beginn eine größere Aktion, um ein System zu entwickeln und einzurichten, doch es lohnt sich! 

Das Konzept des “Papierlosen Büros” 

Hast du schon einmal fasziniert einen USB-Stick in der Hand gehalten und dir gedacht: “Das passt alles da drauf? Auf das kleine Ding?” Elektronischer Speicher ist extrem platzsparend. Das machen wir uns selten bewusst. Klar, das Fahrrad lässt sich (noch) nicht so digitalisieren, dass wir es jederzeit wieder auspacken und damit losradeln können. Doch mit Papier geht das in den meisten Fällen, eben weil es häufig “nur” Informationen vermittelt. Und Informationen sind klein. Außerdem ist Speicherplatz heutzutage kein Thema mehr, jede Festplatte kann problemlos die komplette Weltliteratur in sich aufnehmen (zumindest den Informations-Anteil davon). Machen wir uns das erst einmal bewusst, können wir es zu unserem Vorteil nutzen!

Das “Papierlose Büro” geht radikal vor: alles wird eingescannt und elektronisch abgelegt. Ich mag es allerdings, mir Dinge manchmal auch durch handschriftliche Notizen bildlich zu machen, deswegen habe ich mich für das “Papierarme Büro” entschieden. D.h., das meiste wandert durch den Scanner, ich habe aber auch eine kleine – übersichtliche! – Wiedervorlage für konkrete Papiere und hantiere mit einer Handvoll Zettel auf dem Schreibtisch. Wichtig: eine Handvoll! Es geht nicht darum, deine Vorliebe für haptische Notizen als Ausrede zu benutzen, nichts an deinen Papierbergen zu ändern 😉

Glaube kann (Papier)Berge versetzen (oder lassen, wo sie sind)

Wenn du deinen Papierkram in den Griff kriegen willst, ist es wichtig, dir klar zu machen, dass es nicht von deinem Freigeist zeugt, keinen Plan zu haben. “Das Genie beherrscht das Chaos” ist ein schöner Spruch, aber tut es dir wirklich gut, dich dahinter zu verstecken? Wichtig ist, dich zu erinnern: Du musst nicht penibel werden, um ordentlich zu sein! Du musst dir nicht mit einem fremdbestimmten Regelkorsett die Luft abschnüren – aber vielleicht legst du dir ein schickes Mieder in deiner Größe zu 😉 

Eine Version von Ordnung nicht zu wollen ist kein Grund, nicht deine eigene Version zu finden. 

Glaubenssätze wie “Ich bin nicht gut mit Papierkram” behindern dich zusätzlich. Mach dir bitte klar, dass das lediglich eine Aussage über den aktuellen Zustand ist, keine grundsätzliche, unabänderliche Tatsache. Es ist unglaublich schade, wie viel Angst und Frust daraus entsteht, dass sich Menschen manche Dinge einfach nicht zutrauen – ob das gerechtfertigt ist oder nicht.

Papierkram ordnen ist wie Gitarre spielen: ja, du musst es erstmal lernen. Aber für den Hausgebrauch reicht es völlig, wenn du ein paar Basics beherrschst. Und niemand zwingt dich, damit aufzutreten. 

Das Papierarme Büro einrichten

Wichtig dabei ist, nicht nur mit viel Arbeit das Chaos von einem Punkt zum anderen zu verschieben, z.B. indem du alle Stapel aufeinanderhäufst, damit du sie “irgendwann mal so richtig” einscannst. Auch alles irgendwie auf die Festplatte zu schmeißen, ist nicht hilfreich. Sinnvoll hingegen ist es, dich vorher für ein System zu entscheiden, und dann direkt darauf hin zu arbeiten. Achtung: Verzettel dich nicht mit einem “perfekten” System! Du brauchst ein paar Grundregeln, aber der Rest wird sich ergeben und bedarf ein bisschen eigener Erfahrung und Nachjustierung. 

Ausrüstung

Du brauchst nicht viel, um ein papierarmes Büro zu starten. 

  1. Scanner
    Ein Scanner ist wichtig, ein richtig guter Scanner macht noch eine ganze Ecke mehr Spaß. Ich habe mir einen ScanSnap ix500 für 280€ per Ebay Kleinanzeigen geleistet und liebe das Ding! Er ist fix, liest beide Seiten eines Dokuments und verarbeitet einen ganzen Stapel Papier auf einmal. Außerdem kann ich mit der beigefügten Software die Scans so verarbeiten, wie ich möchte, in meinem Fall landet alles in Evernote. Inzwischen ist der ix500 nicht mehr im Handel, aber sein Nachfolger soll ebenfalls sehr gut sein.
Mein ScanSnap ix500
  1. Software 
    Es gibt verschiedene Notiz-Organisations-Softwares. Evernote ist nicht perfekt, aber von allen Programmen, die ich ausprobiert habe, trotzdem das beste (für mich). Alternativen wären z.B. OneNote oder Notion. Wichtig ist, dass du dich mit dem Programm wohlfühlst und alles leicht wiederfindest. Einen Vergleich der beliebtesten Notiz-Softwares findest du z.B. hier. Möglich ist es natürlich auch, die Dokumente im Explorer zu speichern, ich sehe darin den Nachteil, dass du sie dann nicht durchsuchen lassen kannst. Hilfreich ist es allerdings, deine Dokumente in eine Cloud, z.B. Dropbox, zu packen, damit du auch andernorts Zugriff darauf hast (auch ein Grund, warum ich Evernote nutze).
  2. Heftklammerentferner
    Den benötigst du, um zusammengetackerte Papiere auseinander zu bekommen. In vielen Büros ist sowas schon vorhanden, ich musste mir erst noch einen zulegen. Sowas gibt es aber für wenig Geld im Schreibwarenladen.
  1. Papier-Mülleimer
    Wahrscheinlich hast du schon einen, aber prüfe jetzt ruhig nach, ob dich daran nicht vielleicht schon lange etwas stört, z.B. dass du ihn für allen Müll nutzt oder dass er nicht groß genug ist. Ich benutze einen stabilen, hohen Versandkarton, weil da einfach mehr reinpasst. 

Weitere Ausrüstung hängt davon ab, was du für ein System etablieren willst.

Ich nutze 6 Papier-Ablagefächer, die man einzeln kaufen und übereinander stapeln kann, sowie eine kleine Hängeregistratur (dazu weiter unten mehr). Außerdem habe ich einen Stempelstift (im Grunde ein Spielzeug für Kinder), mit dem ich gescannte Dokumente markiere, falls sie in einem Ordner landen, in dem nicht alles gescannt ist. Notwendig ist das aber nicht.

Wer es ganz fancy möchte (bzw. für wen das wirklich sinnvoll ist), kann sich auch einen Paginierstempel oder ähnliche Gimmicks zulegen. Dazu in diesem Artikel mehr (generell zum Umgang mit dem papierarmen Büro – lesenswert!). Ich als Spielkind finde das sehr schick, aber wirklich benutzen würde ich es nicht, daher habe ich nach einem kurzen “haben will!”-Rausch darauf verzichtet, mir einen zuzulegen. Erinnere dich: es ist DEIN System! Bau nur die Dinge ein, die DU brauchst!

Zeitaufwand

Der Zeitaufwand hängt von deiner Situation ab: wie viel Papier häuft sich bereits bei dir an? Wie viel kommt regelmäßig dazu? Wie leicht tust du dir damit, neue Gewohnheiten zu etablieren? Wie geht es dir mit dem Thema Technik? Und natürlich: hast du gerade Zeit, dich primär darum zu kümmern und wirst du es irgendwie nebenher laufen lassen?

Grundsätzlich ist es möglich, das Papierarme in deinem Tempo einzuführen. Hauptsache, du bleibst konsequent am Ball. 

Ich habe mir für die Umstellung zum Papierarmen Büro ca. 1 Monat Zeit gelassen, manche Ordner habe ich dann im Laufe des Jahres noch aufgearbeitet. 

Wie gehst du am besten vor?

  • Mache dir als erstes eine Runde Gedanken, was für dich sinnvoll ist. Welche Arten von Papieren landen auf deinem Schreibtisch? Was stört dich am meisten daran, wie es jetzt ist? Welche Prozesse sind wichtig, möglichst bald im Griff zu haben (z.B. Rechnungen pünktlich zu bezahlen)? Was kann bei Bedarf auch noch etwas liegen bleiben (z.B. Ideen zu Projekten, die gerade nicht aktiv sind)? 
  • Wenn du große Stapel hast, sortiere sie vor. Arbeite dabei nicht ab, was dir in die Hand kommt, außer wenn es gerade wirklich wichtig ist. Versuche, alle Papierstücke, die zusammen gehören (also z.B. alle drei Seiten eines Kontoauszugs) zusammen zu bringen. Das geht zwar auch elektronisch, aber wahrscheinlich liegen sie jetzt gerade ohnehin dicht beieinander. Wenn dir etwas in die Hand fällt, das obsolet geworden ist, entsorge es direkt.  
  • Nimm dir am Anfang Zeit, deinen Scanner und den Workflow kennenzulernen. Welche Einstellungen hat das Gerät? Willst du einseitig oder zweiseitig scannen, welche Qualität sollen die Scans haben, farbig oder schwarzweiß? Wo werden die Scans hingespeichert? Wie finde ich sie dort bei Bedarf wieder? Willst du die Dateien automatisch benennen lassen oder ist es dir wichtig, sie von Hand zu beschriften? 
    Keine Sorge, du kannst auch mit einer Variante anfangen und das dann später ändern. Ich empfehle dann allerdings, nicht alles rückwirkend zu ändern, sondern nur, wenn du etwas wirklich häufig brauchst. 
  • Die 2 großen Regeln für deinen Workflow:

1. es ist DEIN System.

Lass dich inspirieren, wie andere ihr Büro organisieren, aber lass dich nicht von ihnen drängen, es genauso zu machen. Experimentiere und finde die Variante, die für dich am besten passt.

2. so komplex wie nötig, so einfach wie möglich
Deine Papierablage ist kein Selbstzweck, sie soll deinem Leben dienen. Alle Organisation dient dazu, dir die Arbeit zu erleichtern. Wenn es umgekehrt läuft, lohnt es sich, sie zu hinterfragen!

  • Genieß es. Leg dir eine gute Musik auf, schmeiße genüsslich alte Dokumente weg, die du nicht mehr brauchst. Mach Vorher-Nachher-Bilder und feiere deine leeren Ordner. Miste im Anschluss vielleicht sogar gleich dein Büromaterial aus und entsorge überzählige Folien, verrostete Büroklammern und obsolet gewordene Trennstreifen. 

So sieht der Workflow bei mir aus

Wenn ich ein Papier in die Hand bekomme, z.B. in Form eines Briefes, nehme ich mir kurz Zeit, den Handlungsbedarf einzuschätzen. Dann wandert das Papier in das entsprechende Fach meiner Ablage. 

  • Alles, was genauerer Analyse bedarf, kommt in den “Eingang”. Der wird einmal die Woche gründlich durchgegangen. 
  • Entsteht daraus eine Aufgabe, muss ich es noch “in Todoist einpflegen”.
  • Warte ich noch auf etwas, um mit dem Papier etwas anfangen zu können, das wird aber bald geschehen, kommt es zu “in Klärung”.
  • Was ich einscannen will, landet in “digitalisieren”. Dazu gehören z.B. Infomaterial und Dokumente zu Themen, die erstmal fertig bearbeitet sind.
  • Wenn es sich um reines Infomaterial handelt, auch z.B. Notizen von Besprechungen etc., landet es danach im Müll, die Information habe ich mit dem Scannen gesichert. 
  • Ist es ein Dokument, also ein Brief von der Versicherung, eine Bestätigung vom Bürgerbüro oder etwas anders “Offizielles”, wandert es in das Fach “aufräumen”. Das wird einmal die Woche geleert und die Dokumente in einen dicken Ordner gepackt, den ich Ende des Jahres ausmiste und alles rauswerfe, was nicht mehr relevant ist. Eingescannt ist es ja bereits, sollte es doch irgendwann mal wieder wichtig sein. Manche Dinge muss man natürlich aufheben, die kommen in einen Ordner in eine verschließbare Plastikkiste in den Keller. Dort sind etwa 3 Ordner wichtige Dokumente. 

(Mein unterstes Ablagefach beinhaltet die Folie, mit der ich DinA3-Blätter durch den Scanner jagen kann, und ein paar andere flache Dinge, die ich selten, aber doch immer mal wieder brauche.)

Ablage und Hängeregistratur

Ich scanne direkt ins Evernote, die Standard-Einstellungen stehen bei mir auf beidseitig, schwarz-weiß, gespeichert wird im Evernote in den “Eingang” und zugleich auf die externe Festplatte in den Ordner “Scans [aktuelles Jahr]”.

Die Scans werden nach Datum abgelegt, sodass ich sie anhand dessen bei Bedarf ausfindig machen kann. Die Notizen im Evernote allerdings werden von mir benannt nach dem, was drin ist. Dann schiebe ich die Notiz im Evernote in den entsprechenden Ordner, z.B. “Archiv [Jahr]” (da kommt das meiste rein und wird dann auch nicht weiter sortiert), “aktuell” oder zum entsprechenden Projekt. Meinen Evernote-Eingang aufzuräumen ist auch eine wöchentliche Aufgabe für mich.

In seltenen Fällen benötige ich für bestimmte Projekte noch tatsächliche Papiere, nicht nur das, was draufsteht. Diese werden von mir in meiner Wiedervorlage untergebracht (man könnte es auch die Referenz nennen). Diese besteht aus einer schmalen Hängeregistratur, deren Fächer ich mit Farben markiert habe. In meiner To-Do-Liste wird dann ein Etikett mit der entsprechenden Farbe an die Aufgabe gehängt, sodass ich das dazugehörige Material leicht wiederfinde. Das Konzept lässt sich auch mit Ordnern umsetzen, das mache ich auch, wenn ich viele Blätter zum selben Thema haptisch haben will. 

Ich habe mit Hilfe des Papierarmen Büros meine Ordner von ca. 40 auf ein knappes Dutzend reduziert. Und Stapel auf dem Schreibtisch? Einen kleinen von ca. 5-10 Blatt ab und zu für eine Woche, wenn ich gerade an etwas arbeite. 

Fazit

Die Papierberge unter Kontrolle zu bringen ist eine Frage des Mindsets und eines guten Workflows. Das Papierarme Büro kann deine Ordnung auf ein neues Level heben und ist gar nicht so schwer einzurichten. Überlege dir ein für dich passendes System und arbeite sukzessive deine Stapel ab, dann hast du bald schon viel mehr Platz und Freude.

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