Wie du deine To-do-Liste generalüberholst

Deine To-do-Liste ist chaotisch, du vergisst trotzdem dauernd Dinge oder sie ist so voll mit Aufgaben, dass dir bei ihrem Anblick schon die Lust vergeht? Dann ist es Zeit für eine Generalüberholung!
In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deine To-do-Liste sauber, übersichtlich und erfüllbar bekommst.
Als Bonus erhältst du von mir eine Vorlage, anhand derer du deine eigene To-do-Liste erstellen kannst. 

Wie eine To-do-Liste funktioniert – und wie nicht

Grundsätzlich ist eine To-do-Liste dazu da, dich zu entlasten. Mit ihrer Hilfe ist es leichter, alles im Blick zu behalten, was du dir vorgenommen hast. Du wirst effizienter und – zumindest theoretisch – entspannter. Leider wissen die wenigsten, wie sie eine To-do-Liste zu dem machen, was sie eigentlich sein muss: einem Werkzeug, das ihnen dient. Wer sich von seiner To-do-Liste kontrollieren lässt, der wird bald von den theoretischen Vorteilen ganz praktisch in die Ecke gedrängt. 

Beispielsweise ist es eine gängige Praxis, möglichst viel auf die Liste zu schreiben, alles aus dem Kopf rauszuholen. Warum ist das so effektiv? Weil unser Kopf kein reiner Aufgaben-Speicher ist, er hat viel mehr zu tun und ist voll mit allem Möglichen. Wenn wir dann mal an unsere Aufgaben denken, tun wir das nicht besonders effizient. Dringendes wird naturgemäß vorgezogen. Dabei werden Dinge, die eigentlich wichtig sind, vergessen. Erst wenn wir wieder Ruhe haben, z.B. abends im Bett, erinnern wir uns daran, was alles noch erledigt werden muss. (Das Schlagwort zum Unterschied von wichtig und dringend ist die sog. “Eisenhower-Matrix”.)

Nun kann es aber passieren, dass der Vorgang, alles aus deinem Kopf rauszuholen, dich entmutigt. Denn da passt wirklich viel rein! Leider wurde vielen von uns angewöhnt, dass sie eine Aufgabe, die sie angenommen haben, auch erledigen müssen, am besten noch heute. Das kann Stress verursachen. Kann, muss aber zum Glück nicht.

Was musst du wirklich?

Der “Trick”, um sich nicht von seiner Aufgabenliste überfordern zu lassen, besteht darin, genau diesen Punkt zu hinterfragen: Wer sagt denn, dass ich alles tun muss, was ich mir jemals überlegt habe zu tun? Wer sagt, dass ich es heute noch tun muss? Wer sagt, dass ich überhaupt etwas muss? (Mehr dazu in diesem Artikel.)

Es ist am Anfang noch sehr schwierig, sich davon zu lösen, mehr und mehr leisten zu wollen. Wir haben diesen Wunsch intus, er wurde uns von Erziehung, Schule und Werbung eingebläut. Spannenderweise ist es das Loslassen dieses Gedankens, was dafür sorgt, dass wir viel effizienter werden. Weil wir dann nämlich nur noch das tun, was relevant ist. Und damit plötzlich Dinge leisten, die wir vorher nicht für möglich gehalten hätten. 

Hier einige der Vor- und Nachteile einer ausführlichen To-do-Liste:

Vorteile

  • setzt Kapazitäten frei
  • deine Zuverlässigkeit steigt, weil du weniger vergisst
  • Messbarkeit von Engagement und Erfolgen -> du siehst, was du alles geschafft hast. 
  • besserer Überblick über den Aufwand eines Projektes -> Zeit lässt sich besser einteilen
  • notierte Aufgaben können sortiert werden
  • du bestimmst, was darauf landet, und gewinnst so mehr Souveränität über dein Leben

Nachteile (bei falscher Anwendung)

  • Druck durch Sichtbarkeit der Aufgaben -> Gefühl, alles tun zu müssen, was dich vom Papier aus anstarrt
  • Überforderung/Resignation durch schiere Menge
  • Kontrolle kann überschätzt werden -> wenn jemand anderes es schafft, mich dazu zu bringen, etwas auf die Liste zu setzen, fällt es mir schwerer, dann noch Nein zu sagen
  • In To-do-Systemen kann man sich auch verlieren -> die neue App, das schicke Journal: wer nur noch ins Spielen kommt, tut nichts mehr

Eine To-do-Liste kann ein enorm wirkungsvolles Werkzeug sein. Wenn sie ein Werkzeug bleibt und nicht dein Leben kontrolliert! Das Wichtigste an einer funktionierenden To-do-Liste ist daher nicht die Form oder wie genau du deine Aufgaben notierst. Sondern dass du dich daran erinnerst, dass es DEINE Liste ist. Du entscheidest, was darauf landet, und was du davon umsetzt. 

Jetzt bekommst du von mir noch ein paar

Konkrete Tipps, wie du eine funktionierende To-do-Liste erstellst

  1. Wähle ein Medium, mit dem du dich gut fühlst. Manche Menschen stehen auf Technik, andere brauchen die Haptik von echtem Papier. Deine To-do-Liste soll dich im Idealfall täglich begleiten, da ist es nur sinnig, wenn du sie gerne zur Hand nimmst. 
  2. Nutze möglichst wenige Medien. Der Block auf dem Schreibtisch, das Notizbuch in der Handtasche, ab und zu noch was ins Handy notiert – Chaos vorprogrammiert. Je weniger Medien du nutzt, desto weniger Arbeit hast du, alle deine Aufgaben zusammen zu führen.
    Es spricht nicht grundsätzlich etwas dagegen, dass du z.B. alles auf Zettel notierst – aber dann installiere dir auch eine Pinnwand, an der du all die Zettel sortieren kannst. Je mehr Schritte du zwischen Notiz und Übersicht zu erledigen hast, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass dein System zusammenbricht!
    Ich benutze übrigens Todoist, eine App, die ich am PC und auf dem Handy installiert habe und die sich dazwischen synchronisiert. Sollte ich das Handy mal nicht dabei haben, nehme ich zwar noch einen Zettel, aber der landet dann ASAP in einem Fach auf meinem Schreibtisch, von wo aus ich die Aufgabe in das Programm übertrage. Mehr zu Todoist weiter unten.
  3. Schreibe ALLES auf. Leere deinen Kopf, notiere jede Aufgabe. Auch Dinge, die du vielleicht irgendwann mal tun möchtest, kannst du aufschreiben, um ihnen dann einmal gezielt Zeit einzuräumen. 
  4. Sortiere deine Notizen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Ordnung in deine Aufgaben zu bringen. Wenn du viel unterwegs bist, kannst du die Aufgaben nach dem Ort sortieren, an dem du sie erledigen kannst (z.B. Büro, Zuhause, Zug). Du kannst sie verschiedenen Projekten zuordnen, oder danach, mit wem du sie angehen willst. Ich persönlich sortiere meine Aufgaben nach Themengebieten. Wenn du deine To-do-Liste eher klein gehalten hast, reicht es vielleicht auch, nur Prioritäten zu setzen. 
  5. Priorisiere deine Aufgaben, z.B. durch farbliche Markierungen. Hier kann die Verteilung nach “wichtig” und “dringend” helfen (s.o.). Ich sehe darin eher ein Mittel für den Anfang, weil auf meiner To-do-Liste sowieso nur Dinge landen, die mir wichtig sind.
    Es ist auch vollkommen legitim, einfach nach Gefühl vorzugehen. Wenn sich für dich etwas wichtig anfühlt, priorisiere es höher. Achte aber darauf, Aufgaben, die du nicht gerne angehen möchtest, die dir aber auf einer anderen Ebene wichtig sind (z.B. die Steuererklärung), angemessen zu priorisieren. Du hast nichts davon, wenn du dich selbst übers Ohr haust.
    Wenn du dir unsicher bist, was dir eigentlich wichtig ist, oder du andere Schwierigkeiten mit dem Thema Prioritäten hast, lege ich dir meinen Onlinekurs ans Herz!
  6. Nutze deine fertige Liste konsequent: schreibe alle Aufgaben auf, die länger als zwei Minuten dauern (was kürzer dauert, tu am besten direkt! Wenn du das gerade nicht kannst: auf die Liste damit.)
  7. Hab Spaß, aber verkünstel dich nicht. Es ist vollkommen in Ordnung, in einem Monat an jede Aufgabe ein Symbol zu malen – aber lass das nicht zur eigentlichen Tätigkeit werden. Und verlange nicht von dir, es jedes Mal wieder so zu machen. Behalte den Kern bei und habe Spaß mit den Verzierungen, aber lass sie nicht zum Selbstzweck werden. 
  8. Last, but noch least: Erinnere dich: es ist DEINE Liste. Deine Regeln. Deine Sortierung. Deine Prioritäten. Du kannst gerne Ideen von anderen übernehmen, aber letztlich ist es deine Entscheidung, wie du deine Liste führst. 

Was aber, wenn du gar nicht bei null anfängst, sondern eine nicht so gut funktionierende Liste überarbeiten möchtest?

Eine vorhandene Liste überarbeiten

  1. Sammle alle deine Aufgabennotizen zusammen. Welche Medien benutzt du aktuell? Was funktioniert gut, was nicht? Führe so viel wie möglich zusammen. Wähle ein Lieblingsmedium (oder auch zwei oder drei, aber achte auf ein gutes Zusammenspiel) und übertrage alles dorthin. 
  2. Was machst du bisher, wenn eine neue Aufgabe reinkommt? Was funktioniert, was nicht? Entwickle EIN System, das zu dir passt, und konvertiere alles dorthin. Jede Aufgabe, die von außen kommt, sei es durch einen Kollegen, den Haushalt, Briefe, oder Ideen von dir, fließt in dein System und wird dort verarbeitet.
    Wenn du einen Aspekt hast, den du besonders magst, bau ihn ein! Du sammelst z.B. gerne deine Ideenzettel in einer hübschen Schale im Flur? Super! Lass dir nicht einreden, das dürftest du jetzt nicht mehr! Der Knackpunkt besteht darin, den Fluss am Laufen zu halten. Du könntest z.B. jeden Montag deine Zettel aus der Schale nehmen, durchsortieren und an deine Pinnwand hängen. 
  3. Überlege dir eine Trennung der Aufgaben nach einem sinnvollen Kontext. Du kannst z.B. eine To-do-Liste für die Arbeit und eine für zuhause führen. Wenn du eine Aufgabe von der einen auf die andere Liste überträgst, tust du das zumindest bewusst und verschleppst nicht unbemerkt deinen Feierabend. 
  4. Justiere nach. Wenn du merkst, dass bestimmte Aspekte deiner neuen To-do-Liste funktionieren, andere aber nicht zu deinem Alltag passen, überlege dir etwas anderes. Ein To-do-System darf wachsen. Nimm dir regelmäßig Zeit für einen Rückblick, z.B. einmal die Woche, bis dein System rund läuft. 

Weiterführende Tipps

Ein spannendes Schlagwort für flexible Listen ist das sog. “Bullet Journal”, ein individuelles Notiz- und Aufgabenbuch. Und keine Angst, die Bilder, die du dazu im Internet findest, sind natürlich die extra-schicken Versionen – du kannst ganz entspannt anfangen. Wie, erfährst du z.B. hier.

Getting Things Done – eins der meiner Ansicht nach besten Aufgaben-Sortier-Systeme. Hier findest du eine gute Erklärung, wie das System funktioniert. Passe es an deine Bedürfnisse an und erlebe eine neue Dimension der Effizienz!

Todoist – Ich habe seit Jahren die Premiumversion und bin sehr glücklich damit. Man kann seine Aufgaben zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren, Notizen mit Schlagworten versehen, Prioritäten setzen, individuelle Wiederholungen einrichten, sich erinnern lassen uvm. Außerdem wird die App laufend weiterentwickelt, es gibt einen freundlichen Support und einen sehr guten Blog zum Thema Produktivität. 

Vorlage zum Download

Als Bonus habe ich dir noch eine To-do-Listen – Vorlage erstellt, auf der du 100 Ideen für sinnvolle Aufgaben findest, die deinen Alltag erleichtern können. Einfach zum Newsletter eintragen, runterladen, und auf deine Bedürfnisse anpassen!
Die Vorlage gibts als Template für Todoist und als Pdf ganz normal zum Ausdrucken. 

Fazit

Eine funktionierende To-do-Liste kann dein Leben unglaublich erleichtern. Vergiss dabei nie, dass sie ein Werkzeug ist und nichts, was über dein Leben bestimmen darf. Kriege alles aus dem Kopf, erfasse alles in möglichst wenigen Medien und sortiere deine Aufgaben in für dich sinnvolle Bereiche. Setze Prioritäten und justiere bei Bedarf nach. Dann wirst du bald sehen, wie viel einfacher es ist, entspannt mehr zu schaffen. 

Du bist trotzdem überfordert und wünschst dir jemanden, der dir hilft, dein eigenes System zu entwickeln?

Ich unterstütze dich gerne dabei! In meinem Alltags-Amazonen-Coaching gehe ich mit dir konkret auf deine Ziele und Probleme ein und erarbeite mit dir ein in deinem Alltag funktionierendes System, damit umzugehen.

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