Wenn du endlich einmal mehr Zeit für dich brauchst oder auch einfach nur deine Arbeit schaffen möchtest, brauchst du dafür vor allem eins: Freiraum. Aber wie verschaffst du dir mehr Freiraum, wenn du jetzt schon zu viele Aufgaben hast? Wie kannst du dafür sorgen, dass du nur das weglässt, was dir nicht später wieder vor die Füße fällt? Das zeige ich dir in diesem Artikel.
Du brauchst vor allem anderen erst mal mehr Zeit? Die Zeitfresser-Checkliste hilft dir, unnötige Aufgaben und fiese Fokusfallen ausfindig zu machen und dich von ihnen zu befreien.
Worum geht es wirklich?
Stell dir vor, du arbeitest in einem Büro, das langsam mit Wasser gefüllt wird. Am Anfang ist das noch halb so schlimm, du kriegst vielleicht ein bisschen nasse Füße. Lästig, aber nicht allzu problematisch. Doch langsam steigt das Wasser, jetzt musst du schon waten. Deine Hose saugt sich voll, und wenn dir eins deiner Papiere herunterfällt, ist es ruiniert. Mit der Zeit wird es immer schlimmer, bis du dich gar nicht mehr auf deine Arbeit konzentrieren kannst, weil du schwimmen musst, um deinen Kopf über Wasser zu halten. Jetzt fängst du langsam an, dich danach umzusehen, wo das Wasser eigentlich herkommt.
Ganz schön absurd, oder? Doch so gehen viele Menschen vor: Wenn sie merken, dass etwas nicht so läuft, wie sie es gewohnt sind, versuchen sie zunächst, den Status Quo aufrecht zu erhalten. D.h., sie versuchen trotzdem das weiter zu machen, was sie gerade tun. Und wenn es schlimmer wird, versuchen sie, die Folgen abzuschwächen. Negative Konsequenzen abzumildern ist zwar grundsätzlich klug, aber wenn das Problem dadurch nicht gelöst wird, kommst du damit nicht weit. Anders ausgedrückt: Wenn das Wasser steigt, leg deinen Geldbeutel auf den Schrank, aber dann schau, wo das Wasser reinkommt, statt zu versuchen, alle Möbel aufeinander zu stapeln.
Was hat das mit dem Thema Freiraum zu tun?
Ganz einfach: Solange du deine Bemühungen darauf konzentrierst, Folgeschäden (deines Zeitmangels) einzugrenzen, hast du keine Zeit für etwas anderes. Umgekehrt wird auf einmal eine ganze Menge Energie frei, wenn du dich auf die Ursachen deiner Probleme konzentrierst. Das ist zunächst einmal kontra-intuitiv, weil du das Gefühl bekommst, alles noch schlimmer zu machen – schließlich hast du ja jetzt schon für deine Aufgaben nicht genug Zeit. Aber der übergeordnete Blickwinkel versorgt dich mit etwas, das du sonst nicht bekommst: Nachhaltigkeit. Das ist auch der Grund, warum ich dir diesen Aspekt als erstes erkläre, anstatt dir schicke Zeitmanagement-Methoden vorzustellen, mit denen du dich besser organisieren kannst (das mache ich dann beim nächsten Mal 😉 ).
Das Mindset geht der Effizienz immer voraus. Wenn du weißt, worum es wirklich geht, kannst du entscheiden, welche Aktionen dafür sinnvoll sind. Ja, dabei kann es passieren, dass du Dinge liegen lässt, die nach Erledigung schreien. Doch es lohnt sich, den Erfolg einzelner Teilaufgaben zu riskieren, wenn du damit das Ganze sichern kannst.
Was kannst du “gefahrlos” liegen lassen?
Streiche das, was dir am wenigsten fehlen wird
Eigentlich ganz logisch, aber im Alltag schnell vergessen: Die Dinge, die am unwichtigsten sind, kannst du auch am besten streichen. Warum sage ich das extra? Ist das nicht offensichtlich? Nein, ist es nicht! In der Alltagshektik machen wir es uns häufig zu kompliziert, wenn es darum geht, etwas wegzulassen. Weil unsere Gewohnheiten, unterstützt durch den Druck der Dringlichkeit, uns davon abbringen. Wir fahren auf Autopilot, und der folgt seiner Programmierung, egal wie sinnvoll das ist.
Und wenn du in deinem Programm stehen hast, dass du alle Aufgaben auf deiner To-Do-Liste erledigen musst, dann macht dein innerer Computer keinen Unterschied zwischen den Tagen, an denen das prima funktioniert, und den Tagen, wo du eigentlich viel besser damit fahren würdest, die Hälfte davon weg zu lassen (oder wenigstens zu verschieben). Prokrastination ist verpönt, weil sie meistens unbewusst praktiziert wird. Bewusst eingesetzt ist sie jedoch ein mächtiges Werkzeug, dessen Nützlichkeit nicht unterschätzt werden sollte.
Was sind die unwichtigen Dinge?
Das ist tatsächlich für jeden Menschen unterschiedlich – obwohl es natürlich Überschneidungen gibt. Emails zu checken ist zum Beispiel etwas, das wesentlich häufiger betrieben wird, als für die meisten Menschen sinnvoll ist. Wenn du auf die Nachricht eines Entführers wartest, ist es angemessen, dein Handy ständig im Blick zu behalten. Minütlich zu prüfen, ob dein Kollege dir schon seine Meinung zu deinem Projektentwurf geschickt hat, wird dich hingegen eher davon abhalten, gute Arbeit zu leisten (worum es dabei eigentlich geht).
Deine Projekte und Aufgaben fühlen sich alle irgendwie gleich wichtig an? Mein Onlinekurs “Prioritäten-Power” hilft dir, auseinander zu sortieren, was dir wirklich wichtig ist und was du getrost reduzieren kannst.
Manchmal kann es sinnvoll sein, eine Aufgabe zu erledigen, manchmal ist es “Wassertreten”. Wie kannst du den Unterschied erkennen? Durch eine simple Grundregel: Stoppen und einschätzen.
Wenn dein Kollege reinkommt und ruft: “Komm schnell!”, braucht es nur eine Sekunde, wahrscheinlich noch weniger, um einzuschätzen, ob er dich ruft, weil das Gebäude brennt, weil er dir etwas zeigen will, das du auch wirklich unbedingt sehen willst, oder weil er dir etwas zeigen will, was er selbst unglaublich spannend findet, dich aber nur mäßig interessieren wird. Wenn du dir die zwei bis drei Sekunden nimmst, abzuschätzen, was vor sich geht, weißt du, ob du alles stehen und liegen lässt, oder ob du vorher noch deinen aktuellen Gedanken zu Ende notierst oder womöglich auch einfach “Es passt mir jetzt gerade nicht!” sagst.
Deine Reaktion muss nicht immer ablehnend sein, aber sie sollte bewusst sein. Indem du kurz gedanklich abstoppst, verschaffst du dir die Möglichkeit, eine wirkliche Entscheidung zu treffen. Du verlässt den Autopiloten-Modus und bringst dein bewusstes Denken ans Steuer zurück. (Wenn dich das Thema automatische Reaktionen vs. bewusste Entscheidung noch mehr interessiert, empfehle ich dir das Buch “Schnelles Denken, langsames Denken” von Daniel Kahnemann).
Fazit
Deine eingespeicherten Programme helfen dir, den Alltag zu bewältigen. Aber sie justieren nicht automatisch nach. Dafür ist dein Bewusstsein da. Nimm dir also Zeit, deine aktuelle Belastung und Leistungsfähigkeit einzuberechnen. Wenn du dann das Unwichtigste streichst oder verschiebst, gewinnst du Freiraum für die Dinge, um die es eigentlich geht.