Es ist schön, eine To-do-Liste abzuhaken. Unser Gehirn schüttet Dopamin für jedes gesetzte Häkchen aus, und wir stärken unser Gefühl von Selbstwirksamkeit. Außerdem ist es einfach sinnvoll, unsere Aufgaben anzugehen, weil sie zu erledigen uns Vorteile in unserem Leben bringt.
Frustrierend wird es, wenn wir am Ende des Tages immer noch – gefühlt oder tatsächlich – hundert Punkte auf unserer Liste haben und sie einfach nicht weniger zu werden scheinen. Das schlechte Gewissen meldet sich gleich doppelt: Weil du nicht fertig geworden bist und weil du eigentlich Feierabend machen solltest. Aber was kannst du dagegen tun?
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du deine To-do-Liste endlich leer bekommst.
Welche Möglichkeiten hast du, um deine To-do-Liste zu leeren?
Nicht empfohlene Möglichkeiten:
1. Einfach keine To-do-Liste schreiben
Wenn du nur so in den Tag hineinleben willst, dann ist das die Lösung für dich. Ansonsten schüttest du das Kind mit dem Bade aus – bzw. die Effizienz mit den Aufgaben.
Nur weil du sie nicht sehen kannst, sind deine Vorhaben ja nicht verschwunden. Sie sind in deinen Kopf zurückgekehrt, wo sie deinen Fokus blockieren, sich zum falschen Zeitpunkt wieder in den Vordergrund drängen oder komplett in Vergessenheit geraten, bis es dir irgendwann auf einmal siedendheiß einfällt, dass da ja noch etwas Wichtiges zu erledigen war. Stress vorprogrammiert.
2. Härter arbeiten, um mehr zu schaffen
Ab und zu ist es sinnvoll, die Arschbacken zusammen zu kneifen und etwas einfach durchzuziehen. Aber das ist keine Dauerlösung. Viel effizienter ist es, einen Weg zu finden, mit dem es unnötig wird, dich selbst ständig anzutreiben. Um es mit dem Titel des Zeitmanagement-Buches von Ivan Blatter zu sagen (welches ich übrigens sehr empfehlen kann): Arbeite klüger, nicht härter.
3. Darauf hoffen, dass die Aufgaben einfach irgendwie wieder weggehen
Manche Aufgaben erledigen sich tatsächlich irgendwann selbst, z.B. einen Gutschein einlösen zu gehen oder mehr Zeit mit deinen Kindern zu verbringen. Gratulation, da hast du dir was erspart … Das ist natürlich nicht Sinn der Sache. Die schönen Dinge willst du ja auch erledigt bekommen. Aber wie ist es mit den Dingen, die du nicht so gerne machst?
Es ist zwar grundsätzlich möglich, manche deiner unliebsamen Pflichten einfach auszusitzen, allerdings hat das meistens auch negative Effekte: Du wirst als unzuverlässig eingestuft, deine Beziehungen verschlechtern sich, eventuell kriegst du sogar Ärger, weil du eine Zusage nicht einhältst. Und bei manchen Dingen geht das auch einfach gar nicht: Den Müll schert es einen Dreck (höhö), ob du ihn rausträgst oder nicht. Er wird einfach vor sich hinstinken. Und wenn du alleine bist, macht es auch sonst niemand für dich. Manche Probleme verschwinden nicht von selbst, da kannst du warten, solange du willst.
Empfohlene Möglichkeiten:
1. Sag öfter Nein
Der Klassiker, so einfach und schwer zugleich. Klar: Je weniger auf deiner To-do-Liste draufsteht, desto leichter wird es, sie abzuarbeiten.
Insbesondere, wenn du dazu neigst, deinen Tag mit Aufgaben voll zu packen, die dich eigentlich gar nicht wirklich interessieren, kann es sehr hilfreich sein, dich darin zu üben. Ich weiß, das ist für viele ein großes Problem, sie wollen ja nicht undankbar sein oder jemanden vor den Kopf stoßen. Aber glaub mir: Du wirst kein egoistisches Schwein, bloß weil du dich klarer positionierst.
Im Gegenteil: Je besser du deiner Umgebung signalisieren kannst, wo sich deine volle Power entfaltet, desto mehr könnt ihr auf die Beine stellen. Ein paar Leute werden sich dann vielleicht beleidigt von dir abwenden, aber garantiert weniger, als du glaubst. Die meisten werden aufatmen, weil sie aufhören können, mit dir einen Eiertanz aufzuführen.
Tipp: Übe das Neinsagen Stück für Stück. Fang mit Dingen an, die dir leicht fallen (nimm z.B. den Kassenzettel im Supermarkt nicht mit, wenn du ihn nicht brauchst), und steigere dich langsam.
Übrigens: Nein sagen ist eine von vielen Methoden, um mehr Zeit für das zu gewinnen, was dir wirklich wichtig ist. Die Zeitfresser-Checkliste zeigt dir noch viele mehr!
2. Interpretiere deine To-do-Liste neu
Was ist eine To-do-Liste eigentlich? Wörtlich übersetzt ist es eine Liste von Dingen, die du “zu tun hast”. Also Sachen, die du machen musst. Diese Interpretation ist kontraproduktiv, denn sie macht dir deine To-do-Liste zum Feind. Sie zwingt dich zu etwas, degradiert dich zum Sklaven – aber muss das sein?
Probier es doch mal damit: Deine To-do-Liste ist eine Liste von Aufgaben, die du dir vorgenommen hast zu erledigen. Es war deine Entscheidung. Fühlt sich gleich viel freier an, oder?
Und nein, das ist nicht einfach nur ein Trick, um dir deine Pflichten schön zu reden. Wenn du dir deine To-do-Liste einmal genau anschaust und dich fragst, welche Gründe du dafür hattest, diese Aufgaben anzunehmen, wirst du garantiert bei jeder Aufgabe mindestens einen finden. (Tipp: Wenn du merkst, dass es ein alter Grund ist, überlege dir gleich, ob du diese Aufgabe nicht vielleicht streichen möchtest.)
Eine To-do-Liste ist also eigentlich eine Could-do-Liste. Du könntest diese Aufgaben erledigen, weil du dir z.B. ein bestimmtes Ergebnis davon erhoffst. Aber erledigen müssen musst du gar nichts.
Wie hilft dir das, die Liste leer zu bekommen? Insofern, als du sie dann gar nicht mehr leer bekommen musst!
Das Problem erledigt sich quasi von selbst. Trotzdem habe ich zum Abschluss noch einen Tipp für dich, wie du in den Genuss einer abgehakten Liste kommen kannst, obwohl du sie nie gänzlich leerst:
3. Teile deine Liste in kleinere Bereiche auf
Die Dinge, die du gerne machen möchtest, aufzuschreiben, ist eine Sache. Sie anzugehen, eine andere. Effizienter, als jeden Tag vor deinem Berg von Aufgaben zu stehen und dir die erstbeste herauszupicken, die dir auffällt, ist deine Aufgaben regelmäßig im Voraus zu planen. So kannst du dich jeden Tag auf die Dinge konzentrieren, die dann wirklich dran sind. Plus: Eine Tages-To-do-Liste kannst du leer bekommen!
Stell es dir so vor:
Eine To-do-Liste ist wie ein Fluss. Bei starken Regenfällen musst du aufpassen, dass er dich nicht überschwemmt, aber ansonsten macht es gar nicht, wenn er viel Wasser führt. Im Gegenteil, das macht das Land fruchtbar. Deine Tages-To-do-Liste ist wie ein Eimer, mit dem du das Wasser zu deinen Felder trägst. Und ja, wenn du deine Felder und das Land gut kennst und dir ein bisschen technisches Verständnis aneignest, kannst du auch Kanäle ziehen, die dir das Eimerschleppen ersparen. Das sind dann deine Alltags-Systeme und -Routinen.
In meinem Onlinekurs “Prioritäten-Power” helfe ich dir, genau solche Systeme zu installieren, damit du alles schaffst, was dir wirklich wichtig ist.
Fazit
Du musst deine To-do-Liste nicht gänzlich leeren, um damit zufrieden sein zu können. Plane deine Aufgaben im Voraus, erledige vor allem die Aufgaben, die dein wahres Potenzial in die Welt bringen und nutze den Rest deiner Liste als Ideen-Sammelplatz. So fühlst du weniger Druck und schaffst zugleich mehr :)