Wenn du deine Aufgaben nicht effektiv umsetzen kannst, liegt es womöglich daran, dass du nicht genug Fokus aufbringst. Wie du in 8 einfachen Schritten fokussierter an die Arbeit gehst – und sie in 2 Bonusschritten noch effektiver abschließt – das zeige ich dir in diesem Artikel.
Hinweis:
Natürlich kann es von Mensch zu Mensch unterschiedlich sein, was wirklich Fokus bringt und was eine zusätzliche Belastung darstellt. Wenn du dich mit einem der Punkte nicht wohl fühlst, kannst du ihn gerne abändern oder auch weglassen (Tipp: Wenn du es nur nicht gewöhnt bist, kann sich ausprobieren lohnen!).
Du möchtest eine klare Anleitung für deine ganz konkrete Situation haben? In meinem Onlinekurs “Prioritäten-Power” begleite ich dich dabei, Schritt für Schritt herauszufinden, wie genau du deine Ideen und Projekte fokussiert in deinem Alltag umsetzen kannst.
- Schritt 1: Checke vorher kurz (!) deine Nachrichten
- Schritt 2: Lege den Zeitrahmen fest
- Schritt 3: Lege dir einen Notizzettel bereit
- Schritt 4: Stell dein Handy lautlos
- Schritt 5: Schalte dein Emailprogramm aus
- Schritt 6: Sorge für Ruhe
- Schritt 7: Wähle eine (!) Aufgabe
- Schritt 8: Lege dir kurz (!) zurecht, was du brauchst
- Bonus-Schritt 1: Mach lieber nichts als etwas anderes
- Bonus-Schritt 2: Schließe deine Aufgabe sinnvoll ab
- Fazit
Schritt 1: Checke vorher kurz (!) deine Nachrichten
Überfliege deine Emails und Handy-Benachrichtigungen sowie deine To-Do-Liste und deinen Kalender. Checke dabei nur die Frage: Muss ich heute noch irgendetwas Super-Wichtiges beachten? Wenn du Sorge hast, dich zu verzetteln, stelle dir einen Timer auf 2 Min.
Es geht nur darum, den Teil von dir zu beruhigen, der Sorge hat, etwas Dringendes nicht auf dem Schirm zu haben, damit du nicht mittendrin in Stress gerätst, weil du z.B. nicht rechtzeitig zu einem Termin aufbrichst.
Für Fortgeschrittene: Checke deine Nachrichten vorher nicht.
Schritt 2: Lege den Zeitrahmen fest
Wenn du einen externen Termin hast, stelle dir einen Wecker dafür. Plane auch Pufferzeit ein, um vorher nochmal aufs Klo zu gehen oder deine Sachen zu packen. Wenn du deine Zeit frei einteilen kannst, wähle einen Zeitraum, der dich in deinem Projekt ein Stück voranbringen dürfte, ohne dich auszulaugen (z.B. 45 Min.).
Schritt 3: Lege dir einen Notizzettel bereit
Wenn dir zwischendrin etwas einfällt, dass du unbedingt noch machen willst, schreib es auf. Geh es jetzt nicht an, sondern mach dir nur eine Notiz und lege dann den Zettel wieder beiseite. Wenn du dazu neigst, dann immer wieder drauf zu schauen, nutze einen Notizblock, der sich schließen lässt, oder decke deinen Zettel mit etwas anderem ab. Er muss nur erreichbar sein, nicht ständig sichtbar.
Schritt 4: Stell dein Handy lautlos
Oder mach es gleich ganz aus, wenn du dazu neigst, es häufig zur Hand zu nehmen. Lege es verkehrt herum hin oder in eine Schublade. Sorge dafür, dass du nicht mit einem Handgriff hinkommst.
Schritt 5: Schalte dein Emailprogramm aus
Wenn du am PC arbeitest, schalte auch deine Email-Benachrichtigungen aus. Auch “nur mal eben zur Kenntnis nehmen, gar nicht aufmachen” kostet dich mehr Fokus, als du denkst!
Schritt 6: Sorge für Ruhe
Je nachdem, wo sich dein Arbeitsplatz befindet, kann ein “Bitte nicht stören”-Schild an der Tür genügen. Vielleicht musst du deinem Partner oder deinen Kollegen Bescheid geben, dass sie für deinen gewählten Zeitraum bitte nicht reinkommen sollen. Wenn sich Lärm von draußen nicht vermeiden lässt, können auch Kopfhörer Wunder wirken.
Tipp: Es gibt mehrere Arten von Kopfhörern und Ohrstöpseln, die unterschiedlich wirken. So kannst du z.B. mit Kopfhörern, wie sie auch am Schießstand oder auf Baustellen benutzt werden, den Schall ganz ausschließen (ich verwende dafür “Silenta Supermax” Kopfhörer). Willst du dagegen alles mitbekommen und nur die Lärmbelastung reduzieren, sind Musiker-Ohrstöpsel praktisch (ich verwende “Music Safe Pro”).
Schritt 7: Wähle eine (!) Aufgabe
Nimm dir für den gewählten Zeitraum exakt eine Aufgabe vor. Diese kann auch aus mehreren Teilschritten bestehen, dann nimmst du dir nur den ersten davon vor (und machst mit dem nächsten weiter, wenn noch Zeit ist). Unterschätze nicht, wie viel du schaffst, wenn du eins nach dem anderen angehst!
Schritt 8: Lege dir kurz (!) zurecht, was du brauchst
Es ist sehr lästig, wenn du mitten im Flow anfangen musst, etwas heraus zu suchen, was du für deine Arbeit brauchst. Hol dir zu Anfang die richtigen Ordner her. Wenn du Stapel auf deinem Schreibtisch hast, hole dir deine Notizen heraus.
Beachte, dass du dich jetzt nur um deine gewählte Aufgabe kümmerst. Wenn du einen spitzen Stift brauchst, spitze nur den einen und nicht alle in der Schublade. Wenn dir eine Rechnung in die Hände fällt, lege sie beiseite und kümmer dich später darum. Du willst auch nicht den Stapel “wenn du schon dabei bist” gleich gründlich sortieren. Das ist jetzt nicht dran! Fällt dir etwas Wichtiges auf, notiere es auf deinen Zettel und leg dann beides beiseite.
Dann leg los.
Bonus-Schritt 1: Mach lieber nichts als etwas anderes
Wenn du gerade nicht die richtige Formulierung findest, “nutze” den Leerlauf nicht dafür, mal eben deine Nachrichten zu checken oder eine andere Aufgabe anzugehen. Du wirst dir in den meisten Fällen keinen Gefallen damit tun. Denn letztlich sparst du damit keine Zeit, sondern brauchst nur wieder länger, um in deine eigentliche Aufgabe zurück zu finden.
Wenn du mal auf dem Schlauch stehst, starre lieber ein paar Minuten Löcher in die Luft (es ist effizienter, als du denkst!). Auch gerne an einem offenen Fenster oder mit einem Schluck Wasser dazu.
Erst wenn du merkst, dass du gerade wirklich nicht weiterkommst, weil du z.B. noch weitere Informationen oder auch einfach Inkubationszeit für deine Ideen brauchst, geh zu Bonus-Schritt 2 über.
Bonus-Schritt 2: Schließe deine Aufgabe sinnvoll ab
Hier gibt es zwei Aspekte, die es zu beachten gilt.
- Dein Gehirn arbeitet an unvollendeten Projekten weiter, auch wenn du dich nicht aktiv damit befasst (sog. Zeigarnik-Effekt). Das kann sehr nützlich sein, wenn du z.B. an einem Roman schreibst: Hörst du mitten im Satz auf, kann es dir beim nächsten Mal leichter fallen, wieder in den Text einzusteigen. Auch offene Fragen, für die du noch keine Antwort gefunden hast, kann dein Unterbewusstsein weiter für dich bearbeiten. Wenn du also an einem Projekt arbeitest, das Kreativität erfordert oder z.B. mit Selbsterkenntnis zusammenhängt, kann es sehr hilfreich sein, bewusst Punkte offen zu lassen.
- Auf der anderen Seite bewirkt derselbe Effekt, dass du dieses Gefühl von “da war doch noch was” hast. Spätestens wenn es dich am Einschlafen hindert, lernst du die negativen Seiten des Zeigarnik-Effektes kennen. In diesem Fall führt ein “offener Loop”, also eine noch nicht abgeschlossene Aufgabe dazu, dass du von anderem abgelenkt wirst. Du kannst deine nächste Aufgabe nicht richtig angehen, weil du immer noch an der Formulierung festhängst, oder wirst eben wach gehalten. Nicht hilfreich.
Um dieses Problem zu vermeiden ist es sinnvoll, deine Aufgaben abzuschließen. Nicht unbedingt, indem du sie erledigst, manchmal geht das zeitlich nicht, aber indem du einen klaren Schnitt setzt und es für jetzt gut sein lässt. Wenn dir das schwer fällt, kannst du z.B. einen Termin für die Weiterarbeit machen. Was du fest notierst, muss dir nicht mehr ständig von deinem inneren Sekretär vorgesetzt werden.
Fazit
Um fokussiert zu arbeiten, schalte alle Störquellen aus, insbesondere den größten modernen Zeitfresser Email bzw. Handy-Nachrichten. Sorge für eine ungestörte Zeit und wähle dir dafür genau eine Aufgabe aus, die du am Ende sinnvoll abschließt. So schaffst du mehr und gleichzeitig weniger gestresst.