Es gibt unzählige Tipps und Techniken zum Prioritätensetzen – doch welche sind wirklich hilfreich, und welche eher Theorie als Praxis? Wenn es ums Prioritätensetzen geht, werden dir immer wieder dieselben Methoden vorgeschlagen. Wie sie funktionieren und wie nützlich sie tatsächlich sind, erfährst du in diesem Artikel.
Dieser Artikel ist Teil der Artikelserie „Prioritäten setzen – Wie geht das?“
Hier siehst du alle Artikel der Reihe in der Übersicht:
Teil 1: Prioritäten setzen: Bedeutung, Nutzen und Probleme
Teil 2: Kann man Prioritäten setzen lernen? Wie geht Prioritäten setzen mit ADHS?
Teil 3: Die 10 größten Fehler beim Prioritätensetzen und wie du sie vermeidest
Teil 4: Die 10 wichtigsten Methoden zum Prioritätensetzen im Überblick (du bist hier)
Teil 5: Was brauchst du, um dauerhaft effektive Prioritäten zu setzen?
Teil 6: Die besten Sprüche und Anekdoten übers Prioritätensetzen
Die Eisenhower-Matrix
Die wohl bekannteste Methode zum Prioritätensetzen ist die Eisenhower-Matrix oder Eisenhower-Methode. Bei dieser teilst du deine Aufgaben in 4 Quadranten ein:
wichtig + dringend
wichtig + nicht dringend
nicht wichtig + dringend
nicht wichtig + nicht dringend
Was wichtig und dringend ist, wird so schnell wie möglich erledigt.
Was wichtig, aber nicht dringend ist, zahlt auf deine langfristigen Ziele ein und sollte daher einen festen Termin bekommen, an dem du dir die Zeit dafür nimmst.
Was nicht wichtig, aber dringend ist, versuchst du los zu werden, indem du es weiterdelegierst.
Und was weder wichtig noch dringend ist, streichst du einfach komplett.
Die Eisenhower-Matrix ist nützlich, um unnötige Aufgaben zu enttarnen und Aufgaben im Blick zu behalten, die sich nicht in den Vordergrund drängen, aber dennoch deine Aufmerksamkeit bekommen sollten.
Besonders, wenn du viele Aufgaben von außen vorgesetzt bekommst, kann sie dir helfen, deine Energie sinnvoll einzuteilen und am Ende des Tages ein gutes Ergebnis zu erzielen.
Sie scheitert allerdings an komplexeren Situationen und ist z.B. für Selbstständige weniger geeignet, weil diese selbst definieren müssen, was wie wichtig und wie dringend ist. Bei dieser Entscheidung hilft die Matrix nicht.
In diesem Artikel gehe ich ausführlicher auf die Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix ein:
https://www.iris-brandt.de/vor-und-nachteile-der-eisenhower-matrix/
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Die ABC-Methode
Diese Methode ist für Menschen gedacht, die sich eine einfache und schnelle Entscheidungshilfe wünschen. Aufgaben werden in drei Kategorien aufgeteilt: A, B und C.
A-Aufgaben werden zuerst erledigt, dann B-Aufgaben und dann C-Aufgaben.
Im Grunde ist sie die Eisenhower-Matrix in linear:
Du fragst bei einer Aufgabe zunächst, ob sie wichtig ist.
Wenn ja, ist sie auch dringend? Dann: A-Aufgabe.
Wenn nein, B.
Nicht wichtig, aber dringend? C.
Was nicht wichtig und nicht dringend ist, bekommt bei dieser Methode keine eigene Kategorie, sondern wird direkt aussortiert.
Im Gegensatz zur Eisenhower-Matrix eignet sich die ABC-Methode auch für einen intuitiveren Ansatz. Du kannst einfach hinter jede Aufgabe auf deiner Liste nach Gefühl A, B oder C schreiben für sehr wichtig, mittelwichtig und nicht so wichtig. Das hilft dir auf alle Fälle, einen gewissen Überblick zu gewinnen und dir mit der Entscheidung leichter zu tun, wo du anfangen sollst.
Das Pareto-Prinzip (80/20-Regel)
In vielen Fällen sorgen bereits 20% des Aufwandes für 80% des Ergebnisses.
Wenn du beispielsweise ein Zimmer putzt, ist mit aufräumen und saugen schon viel gewonnen. Jede verbliebene Staubfluse einzusammeln, dauert unverhältnismäßig viel länger. Statt also eine Ecke nach der anderen perfekt zu schrubben, lohnt es sich, das ganze Zimmer grundlegend sauber zu machen und es dann gut sein zu lassen.
Logischerweise solltest du dich also auf die Aufgaben konzentrieren, die den größten Einfluss auf das gewünschte Ergebnis haben.
Diese zu identifizieren, kann jedoch eine Herausforderung sein. Außerdem ist es bei manchen Aufgaben nicht sinnvoll, sie vorzeitig abzubrechen. Die 80/20-Regel ist eine wichtige Erinnerung, Perfektionismus zu überwinden, um effektiver zu werden. Alleine angewendet lässt sie jedoch zu viele Fragen offen.
Eat the Frog
Diese Priorisierung ist sehr simpel: Das, was dir am schwersten fällt, machst du zuerst, dann hast du es los.
Diese Methode hilft gegen Prokrastination und du übst dich in Disziplin. Es fällt dir also in Zukunft leichter, Aufgaben anzugehen und du schaffst mehr. Um zu entscheiden, was dir wirklich wichtig ist, nützt sie dir jedoch nichts.
10-10-10-Methode („Zeitreise-Methode“)
Diese Methode von Suzy Welch bezieht die langfristige Relevanz deiner Entscheidungen mit ein.
Um die Methode anzuwenden, fragst du dich:
„Was werden die Konsequenzen meiner Entscheidungsoptionen in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren sein?“
Aus den Antworten auf diese Fragen kannst du dann die Priorisierung deiner Aufgaben ableiten: Das, was dich zu den besten Konsequenzen bringt, bekommt Vorrang.
Diese Methode lohnt sich vor allem für Lebensentscheidungen, kann aber auch den Druck aus alltäglichen Problemen heraus nehmen, wenn man merkt, dass das, was einem gerade so wichtig erscheint, langfristig gar keine so große Bedeutung hat.
Die Ivy-Lee-Methode
Bei dieser Methode wählst du jeden Abend die 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag aus und schreibst sie nach Wichtigkeit sortiert untereinander. Am nächsten Tag arbeitest du die Liste ohne Ablenkungen von oben nach unten ab, neu sortieren ist nur dann erlaubt, wenn du eine Aufgabe fertig bearbeitet hast.
Diese Methode bringt einen starken Fokus mit sich und kann sehr mächtig sein.
Man muss jedoch erst einmal lernen, seine Aufgaben sinnvoll zu definieren, um sie effektiv einsetzen zu können. Sonst können wichtige Aufgaben zu groß sein, um mehr als eine Sache am Tag zu schaffen (was aber oft wichtig ist). Außerdem berücksichtigt sie keine Einflüsse wie externe Termine oder deine persönliche Energiekurve.
Die MoSCoW-Methode
In dieser Methode von Dai Clegg werden die Aufgaben danach sortiert, ob und wann man sie angehen will.
MoSCoW steht (mit den o als Ergänzung für bessere Lesbarkeit) für:
Must (have) – Diese Aufgaben müssen auf jeden Fall erledigt werden.
Should (have) – Nicht ganz so wichtig, aber wenn die Must-Aufgaben erledigt sind, sollten diese noch angegangen werden.
Could (have) – Nice to have. Nur wenn noch Kapazität da ist, machst du das noch.
Won’t (have) – Wird auf Eis gelegt oder ganz gestrichen.
Ähnlich wie die ABC-Methode verschafft dir diese Methode einen besseren Überblick und hilft dir, deine Kräfte auf die wichtigsten Aufgaben zu bündeln. Es besteht allerdings die Gefahr, dass du viel zu viel in die „Must“-Kategorie schiebst und nichts gewonnen ist. Außerdem braucht es Erfahrung, um einschätzen zu können, wie nützlich Aufgaben langfristig gesehen wirklich sind.
Ich empfehle aber in jedem Fall eine „irgendwann/vielleicht“-Liste (oder wie auch immer du es nennst), auf die Aufgaben kommen, die jetzt nicht dran sind. Denn das entspannt deine To-Do-Liste bereits signifikant.
J.O.T. (Just One Thing)
Ideal für Überforderte: Du schreibst einfach nur die allerwichtigste Aufgabe auf einen Zettel und kümmerst dich zuerst darum. Wenn du damit fertig bist, suchst du die nächste wichtigste Aufgabe raus usw.
Hat natürlich auch Nachteile, z.B. dass du dich zu sehr von dieser einen Aufgabe vereinnahmen lässt und andere wichtige Projekte unendlich hinauszögerst. Aber wenn du im Chaos versinkst, ist ein supersimpler Ansatz oft besser, um in Bewegung zu kommen, als ein kompliziertes System, das dich paralysiert.
Die ALPEN-Methode
Diese sehr bekannte Methode von Lothar Seiwert dient v.a. der konkreten Tagesplanung. Sie ist nicht geeignet, um aus einer Fülle von Aufgaben, die du theoretisch alle angehen könntest, die heraus zu filtern, um die du dich wirklich kümmern willst.
ALPEN steht für
Aufgaben aufschreiben
Länge einschätzen
Pufferzeit einplanen
Entscheidungen priorisieren
Nachkontrollieren
Du notierst also zunächst alles, was du an einem Tag tun willst. Dann schätzt du, wie lange du dafür jeweils brauchst und schlägst noch einmal zusätzliche Zeit für Pausen und Verzögerungen drauf. Weil du dabei wahrscheinlich merkst, dass du nicht alles an diesem Tag schaffen wirst, überlegst du dir, was dir am wichtigsten ist und wie du die Aufgaben sinnvoll über den Tag verteilst. Im Laufe des Tages prüfst du, wie gut das Ganze funktioniert und wo du lieber nochmal nachjustierst.
Diese Methode kann sinnvoll sein, um am Ende des Tages mehr von den wichtigsten Dingen geschafft zu haben. Allerdings lässt sie die Frage, welche Aufgaben überhaupt angegangen werden sollten, vollkommen außen vor. Diese Entscheidung musst du also im Vorfeld treffen. Zwar enthält sie auch eine Ebene des Priorisierens (den Punkt E), dabei geht es aber darum, das, was du dir bereits konkret überlegt hast, in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen, ich betrachte diese Methode daher eher als eine zum Prioritäten-Umsetzen.
Die One Thing – Methode
Bei dieser Methode von Gary Keller geht es zunächst darum, dir zu überlegen, wo du im Leben hin möchtest. Danach brichst du diese Ziele immer weiter herunter: Auf 5-Jahres-, 1-Jahres-, Monats-, Wochen- und Tagesziele. Bei jedem Schritt stellst du dir die Frage:
„Was ist die eine Sache, die alles andere in Bezug auf dieses Ziel einfacher oder sogar überflüssig macht?“
Diese Sache wird am höchsten priorisiert.
Diese Grundlage ist sehr stark und es lohnt sich, sich diese Methode näher anzusehen. Auch das Buch ist lesenswert.
Diese Methode hilft allerdings nicht dabei, die alltäglichen Aufgaben mit zu organisieren, die einzeln nicht viel bedeuten, aber in Summe dennoch auf die großen Ziele einzahlen.
Auch gibt sie keine Antwort auf die Frage, wie man damit umgehen soll, wenn man nicht nur ein großes Ziel hat, sondern die verschiedenen Lebensbereiche ausbalancieren möchte.
Welche Methode ist die beste?
Keine ;) Jede Methode ist ein guter Anfang. Aber um deine Aufgaben wirklich in den Griff zu bekommen, lohnt es sich, mehrere davon zu kombinieren. Und zwar genau die, die DU am meisten brauchst.
Wenn du voll im Chaos bist, starte mit J.O.T.
Wenn du mehr Sinn in deinen Aufgaben suchst, nutze One Thing und 10-10-10.
Wenn du dich oft verzettelst, ordne deine Aufgaben mit Eisenhower und setze sie mit Eat the frog oder ALPEN um.
Oder mach es anders! Es gibt nicht DIE eine Methode, die für alle super gut funktioniert. Es gibt viele Methoden, die alle ihre Berechtigung haben und sich auszuprobieren lohnen. Doch am effektivsten ist es, wenn du dein eigenes System entwickelst, das in DEINER Situation mit DEINEN Bedingungen für DEINE Ziele funktioniert.
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Fazit
Methoden zum Prioritätensetzen gibt es viele und sie haben alle ihre Vor- und Nachteile. Je nachdem, wo deine Herausforderungen liegen, was für ein Typ Mensch du bist und auf welchen Zeithorizont du schaust, sind unterschiedliche Ansätze hilfreich.
Damit du nicht nur dein Tagesgeschäft geordnet bekommst, sondern dich auch langfristig in die richtige Richtung bewegst, zeige ich dir im nächsten Artikel, was du brauchst, um dauerhaft effektive Prioritäten zu setzen.
