Das Setzen von Prioritäten ist ein Schlüssel zum Erfolg, doch viele Menschen tun sich damit schwer. Missverständnisse und falsche Einschätzungen führen oft dazu, dass wir uns verzetteln oder uns mit unwichtigen Aufgaben aufhalten. In diesem Artikel erfährst du, welche Fehler du beim Priorisieren unbedingt vermeiden solltest und wie du deine Zeit und Energie besser auf das Wesentliche fokussierst.
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Teil 1: Prioritäten setzen: Bedeutung, Nutzen und Probleme
Teil 2: Kann man Prioritäten setzen lernen? Wie geht Prioritäten setzen mit ADHS?
Teil 3: Die 10 größten Fehler beim Prioritätensetzen und wie du sie vermeidest (du bist hier)
Teil 4: Die 10 wichtigsten Methoden zum Prioritätensetzen im Überblick
⏳In Arbeit:
Teil 5: Was brauchst du, um dauerhaft effektive Prioritäten zu setzen?
Teil 6: Die besten Sprüche und Funfacts übers Prioritätensetzen
Fehler Nr.1: Keine Zeit fürs Priorisieren nehmen
Einen guten Plan zu erstellen braucht Zeit. Die wollen sich viele nicht nehmen, es „geht ja auch so“. Bis es eben nicht mehr geht. Du musst nicht jedes Detail klären, bevor du loslegst (das ist auch meistens kontraproduktiv). Aber verschaffe dir regelmäßig einen Überblick darüber, was du wirklich tun willst und wann.
Beispiel:
Du startest mit der erstbesten Aufgabe in den Tag, z.B. mit deinen Emails. Das ist einfach, du hast schnelle Erfolgserlebnisse und natürlich ist es ja auch wichtig, auf dem Laufenden zu bleiben. Doch eine Stunde ertappst du dich dabei, wie du dich durch einen Shop klickst, bei dem du eigentlich gar nichts brauchst, weil du dich von einem Angebot im Newsletter hast mitziehen lassen. Du wendest dich der nächsten Aufgabe zu, doch auch da bist du nach kurzer Zeit ganz woanders. Am Ende des Tages hast du das Gefühl, nichts wirklich effektiv erledigt zu haben.
Die Lösung:
Nimm dir bewusst täglich oder wöchentlich Zeit, um deine Aufgaben zu priorisieren und zu planen. Plane diese Zeit wie eine wichtige Besprechung in deinem Kalender ein. Wenn du dir regelmäßig Zeit nimmst, die Aufgaben danach zu ordnen, was dir wirklich wichtig ist, kannst du deine Energie effizienter einsetzen und vermeidest unnötigen Stress. Ein klarer Plan sorgt dafür, dass du mit Fokus und Struktur an die Dinge herangehst und so letztlich mehr in kürzerer Zeit erreichst.
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Fehler Nr.2: Der „Ganz oder gar nicht“ – Fehler
Einer der größten Fehler, den viele Menschen beim Prioritätensetzen machen, ist, Dinge nur anzufangen (= ihnen Priorität einzuräumen), wenn sie glauben, sie perfekt umsetzen zu können.
Sie ziehen ihre Schlussfolgerung, ob etwas geht oder nicht, ganz automatisch basierend auf den Assoziationen, die sie im ersten Moment zum Thema haben. Das führt dazu, dass vielversprechende Projekte viel zu lange aufgeschoben werden.
Beispiel:
Du möchtest ausmisten, weil deine Wohnung einfach zu voll ist. Nun denkst du aber: „Um so richtig auszumisten müsste ich aber alles rausziehen, zu allem eine Entscheidung treffen und alles wieder ordentlich einsortieren. Uff, dafür hab ich aber keine Zeit! Wo soll ich denn dann in der Zwischenzeit arbeiten? Und hab ich überhaupt gute Boxen, um alles einzusortieren? Die muss ich erstmal kaufen – aber ich hab grad nicht so viel Geld. Puh, darum kümmere ich mich lieber ein andermal …“ Schwupps, liegt das Projekt wieder auf Eis. Dabei hätte es für den Anfang völlig genügt, mal 5 Minuten zu investieren, um den Müll vom Schreibtisch zu sammeln …
Die Lösung:
Erlaube dir, klein anzufangen. Wenn ein Projekt zu groß erscheint, zerlege es in kleine Schritte und kümmere dich Stück für Stück darum. Hinterfrage, ob du wirklich alles gleich tun musst, was dir dazu einfällt, oder ob es nicht auch eine machbare Variante gibt, die deine Situation zeitnah verbessert.
Fehler Nr.3: Persönliche Themen nicht mitpriorisieren
Ein häufiger Fehler beim Priorisieren ist es, die eigenen Bedürfnisse und Wünsche hintanzustellen. Arbeit und Verpflichtungen füllen schnell den gesamten Zeitplan, und wichtige persönliche Themen wie Selbstfürsorge oder Hobbys werden vergessen. Dabei sind sie entscheidend für unser Wohlbefinden und unsere langfristige Produktivität.
Beispiel:
Du hast eine stressige Arbeitswoche vor dir und schiebst dein Workout, dein Hobby oder einfach ein paar ruhige Minuten für dich selbst immer weiter nach hinten. Am Ende der Woche fühlst du dich ausgelaugt, selbst wenn du viele Aufgaben erledigt hast.
Die Lösung:
Priorisiere deine persönliche Zeit genauso wie berufliche Aufgaben. Plane bewusst Zeit für Aktivitäten ein, die dir Energie und Freude bringen. Ein ausgewogenes Leben sorgt dafür, dass du langfristig produktiv bleibst und nicht ausbrennst.
Fehler Nr.4: Dir zu viel vornehmen
Es ist leicht, sich von der Vorstellung verleiten zu lassen, dass wir alles schaffen können – schnell, effizient und ohne Unterbrechung. Doch der menschliche Fokus ist begrenzt und auch die besten Planer stoßen irgendwann an ihre Grenzen. Unrealistische Erwartungen an sich selbst zu stellen, führt dazu, dass wir uns verzetteln und unzufrieden sind, wenn wir diese Erwartungen nicht erfüllen können.
Beispiel:
Du setzt dir das Ziel, innerhalb einer Woche fünf Projekte abzuschließen. Doch dann schläfst du eine Nacht schlecht und tust dir schwer damit, die Unterlagen zu verstehen, die du dir für diesen Tag vorgenommen hattest. Alles dauert auf einmal viel länger als gedacht. Am nächsten Tag stehst du unerwartet für eine Stunde im Stau und bist noch mehr hinterdrein. Am letzten Tag reißt du noch so viel wie möglich runter – und merkst bereits, wie sich eine Erkältung anbahnt …
Die Lösung:
Setze dir realistische Ziele und plane Pausen und Pufferzeiten ein. Ein effektiver Plan berücksichtigt immer auch Zeit für Erholung und für unerwartete Unterbrechungen. Das sorgt dafür, dass du die wichtigen Aufgaben fokussiert erledigen kannst, ohne dich zu überlasten.
Fehler Nr.5: Fremde Prioritäten über die eigenen stellen
Speziell wir Frauen neigen oft dazu, die Erwartungen und Anforderungen anderer über unsere eigenen Bedürfnisse und Ziele zu stellen. Wir wollen niemanden enttäuschen und erfüllen daher die Wünsche von Kollegen, Freunden oder Familienmitgliedern, auch wenn das auf Kosten unserer eigenen Prioritäten geht. Dies führt dazu, dass wir uns überlasten und das Gefühl haben, ständig im Dienst anderer zu stehen – ohne selbst wirklich voranzukommen.
Beispiel:
Du hast dir für den Tag vorgenommen, an deiner neuen Marketingstrategie zu arbeiten, um dein Business voranzubringen. Doch dann ruft eine Bekannte an und bittet dich um Unterstützung bei der Gestaltung ihrer Website. Du lässt dich darauf ein, weil du ihr helfen willst und es für dich auch wie eine gute Gelegenheit aussieht, etwas dazu zu lernen. Später schreibt dir ein Kunde und fragt, ob du eine dringende Aufgabe übernehmen kannst, die nur einen kurzen Moment dauert, aber dich aus deinem Flow reißt. Am Ende des Tages stellst du fest, dass du nichts von deinem eigenen Plan geschafft hast und dich wieder nur um die Prioritäten anderer gekümmert hast.
Die Lösung:
Lerne, „Nein“ zu sagen und deine eigenen Prioritäten klar zu kommunizieren (s.u.). Es ist wichtig, sich bewusst Zeit für die eigenen Ziele und Projekte zu nehmen. Wenn du fremde Prioritäten über deine eigenen stellst, kann das langfristig zu Frustration und Erschöpfung führen. Es bedeutet nicht, dass du nicht hilfsbereit sein darfst. Aber achte darauf, dass du deine eigenen Ziele nicht aus den Augen verlierst. Indem du deine Zeit und Energie bewusst einsetzt, kannst du sowohl für dich selbst als auch für andere da sein, ohne dich zu verlieren.
Fehler Nr.6 Veraltetes mitschleppen
Oft fällt es schwer, uns von Aufgaben oder Verpflichtungen zu trennen, die nicht wirklich zu unseren Zielen beitragen. Wir behalten sie aus Gewohnheit oder weil wir das Gefühl haben, sie könnten irgendwann noch wichtig werden. Dies führt dazu, dass unsere To-Do-Liste unnötig lang und überladen wird.
Beispiel:
Dein Posteingang ist voll mit Emails, die du noch „irgendwann“ lesen möchtest. Du willst dich, „wenn du mal Zeit hast“ darum kümmern, aber bis dahin belastet dich die hohe Zahl an deinem Postfach ständig unterschwellig.
Die Lösung:
Erst reduzieren, dann priorisieren. Überprüfe regelmäßig deine Aufgaben und Verpflichtungen und streiche alles, was nicht zu deinen aktuellen Zielen oder Prioritäten beiträgt. Was du seit Jahren nicht angeschaut hast, kannst du rauswerfen oder zumindest archivieren. Du wirst überrascht sein, wie viel leichter du dich fühlst!
Fehler Nr.7: Dringende Aufgaben unreflektiert vorziehen
Oft neigen wir dazu, uns von der Dringlichkeit von Aufgaben leiten zu lassen, ohne ihre langfristige Bedeutung zu berücksichtigen. Besonders in stressigen Momenten fokussieren wir uns schnell auf das, was am lautesten ruft, und verlieren dabei den Überblick über das große Ganze. Das kann dazu führen, dass wir ständig „Feuer löschen“, anstatt die wichtigen, aber weniger dringenden Aufgaben voranzutreiben.
Beispiel:
Du hast einen langen To-Do-Listen-Tag vor dir, aber dann klingelt das Telefon und du sollst jetzt sofort eine Lösung bereitstellen. Du willst das gleich wieder vom Tisch haben und bedenkst nicht, dass das Problem auch gut ein anderes Mal geklärt werden könnte, wenn du in deinen wichtigen Projekten vorangekommen bist. Stunden später hast du alles geklärt und erkennst, dass du den Großteil des Tages mit weniger wichtigen Aufgaben verbracht hast.
Die Lösung:
Nimm dir Zeit, grundlegend zu klären, was dir wichtig ist, und erinnere dich z.B. mit einem Klebezettel an deinem Bildschirm daran. Wenn etwas Neues reinkommt, das deine Aufmerksamkeit einfordert, halte inne, um zu prüfen, ob es wirklich deinen Prioritäten entspricht und wann du es am sinnvollsten angehst.
Fehler Nr.8: Prioritäten nicht kommunizieren
Egal wie gut deine Prioritäten geplant sind, wenn du sie nicht klar kommunizierst, kann es zu Missverständnissen und verletzten Gefühlen kommen. Besonders in der Familie und bei Teamprojekten ist es entscheidend, dass alle Beteiligten wissen, was wirklich wichtig ist und was aufgeschoben werden kann.
Beispiel:
Ihr plant einen entspannenden Familienurlaub und ihr einigt euch darauf, dass dein Partner das Hotel sucht. Er präsentiert dir nach einigen Stunden Recherche eine Auswahl seiner Favoriten und sie liegen alle am Meer, weil er Strandurlaub entspannend findet. Du würdest aber viel lieber in den Bergen wandern oder Museen besuchen – ihr habt vergessen, darüber zu sprechen, was jeder von euch unter „entspannend“ versteht und was euch sonst noch wichtig ist. Dein Partner ist frustriert, weil er seine Zeit verschwendet hat, und du bist gestresst, weil ihr noch keine Unterkunft habt. Das muss nicht sein!
Die Lösung:
Kommuniziere deine Prioritäten klar und transparent. Sage den anderen, was du willst, statt anzunehmen, dass sie es schon wissen und genau so sehen wie du.
Wenn du in einem Team arbeitest, teile deine geplanten Aufgaben und Deadlines und kläre, welche Unterstützung du benötigst. Das schafft Verständnis und hilft, auch wirklich das anzugehen, was für alle wichtig ist.
Fehler Nr.9: Sich fremde Systeme aufzwingen
Es gibt viele Methoden und Tools, um Prioritäten zu setzen – von klassischen To-Do-Listen über Apps bis hin zu speziellen Zeitmanagement-Systemen. Doch nicht jedes System ist für jeden geeignet. Menschen sind unterschiedlich! Wenn du versuchst, dich einem System zu unterwerfen, das nicht zu deinem Arbeitsstil passt, wirst du dich schnell überfordert fühlen und das System wird scheitern.
Beispiel:
Du hörst von einem Zeitmanagement-System, das bei anderen sehr erfolgreich ist, und versuchst, es ganz genau so zu machen, obwohl du ganz andere Voraussetzungen hast. Du kämpfst dich eine Weile durch, bis du es irgendwann wieder sein lässt und dir sagst, dass du eben einfach kein organisierter Mensch bist.
Die Lösung:
Finde ein System, das zu dir passt. Es muss nicht das beliebteste oder komplizierteste sein. Experimentiere mit verschiedenen Ansätzen und finde heraus, was dir hilft, organisiert und fokussiert zu bleiben.
Fehler Nr.10: Nicht nachjustieren
Beim Priorisieren geht es nicht nur darum, einmal eine Entscheidung zu treffen und dabei zu bleiben. Häufig ändern sich Umstände, neue Informationen kommen hinzu, oder der ursprüngliche Plan stellt sich als weniger effektiv heraus. Wer zu starr an seinen gesetzten Prioritäten festhält, riskiert, viel Zeit und Energie zu verschwenden.
Beispiel:
Du hast dir vorgenommen, einen Monat lang täglich auf Social Media zu posten, um für deine Kunden sichtbarer zu werden. Doch nach einer Woche merkst du, dass es dich total stresst, ständig neue Inhalte zu posten, und du nur noch genervt bist. Statt dich zum Weitermachen zu zwingen, könntest du deine Postingfrequenz senken oder eine Woche aussetzen und dir erst mal einen Redaktionsplan erstellen, damit du weißt, was du wann rausbringen willst.
Die Lösung:
Mach es dir zur Gewohnheit, deine Prioritäten regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Setze dir wöchentliche oder monatliche Überprüfungstermine, um sicherzustellen, dass deine Aufgaben noch mit den aktuellen Gegebenheiten und Zielen übereinstimmen. So bleibst du flexibel und kannst rechtzeitig eingreifen, bevor du in eine Sackgasse gerätst.
Fazit
Prioritätensetzen ist gar nicht so einfach, aber wenn du darauf achtest, die größten Fehler zu vermeiden, ist bereits viel gewonnen. Nimm dir Zeit, deine Prioritäten bewusst zu setzen, achte darauf, dass es auch wirklich deine Prioritäten sind, und justiere regelmäßig nach, dann wirst du bald noch viel mehr von dem schaffen, was dir wichtig ist.
Im nächsten Artikel zeige ich dir die wichtigsten Methoden zum Prioritätensetzen und helfe dir dabei, die zu finden, die am besten zu deinem persönlichen Stil passen.
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